L'assistant (e) de Direction / Secrétaire est chargé(e) d'accueillir et orienter le public et les familles physiquement et téléphoniquement : - Accueillir, prendre en compte tout public, qui s'adresse à la structure : les usagers, les visiteurs occasionnels, les partenaires extérieurs (accueil physique et accueil téléphonique) , apprécier l'urgence d'une demande et orienter vers la personne concernée. - Orienter si besoin les Familles vers la déléguée départementale de l'UNAFAM ou vers les familles chargées de l'accueil. - Réaliser des entretiens téléphoniques de pré-évaluation des personnes notifiées et faire un retour lors des réunions hebdomadaires de coordination. L'assistant (e) de Direction / Secrétaire est chargé(e) d'effectuer des travaux administratifs : - Traiter le courrier postal, départ et arrivée : le réceptionner, l'enregistrer, le répartir ou le classer, l'affranchir, éventuellement le porter pour affranchissement et postage ; traiter les messages électroniques et rédiger les courriers ; - Faire valider comptes rendus et procès-verbaux des réunions puis les diffuser aux destinataires ; - Mettre en forme des documents produits par la structure (plaquettes sur la présentation des services.) ; - Classer les factures, archiver, et vérifier les caisses des différents services ; - Organiser et réaliser, en lien avec la direction, le recueil de données sous forme de statistiques pour contribuer au rapport d'activité annuel et à l'analyse de l'activité ; - Avec la cheffe de service ou la coordinatrice, préparer les déclarations CPAM des admissions et des sorties trimestrielles et envoyer les documents à la direction. L'assistant (e) de Direction / Secrétaire est chargé(e) de planifier, assurer la logistique : - Assurer la préparation matérielle des réunions et des manifestations extérieures : invitation, disposition du mobilier, dossiers à remettre. ; Gérer un stock de fournitures , effectuer les commandes, contrôler les livraisons et les facturations ; - Entretenir les relations avec les fournisseurs (EDF, France Télécom, chauffagiste, .) et suivre la maintenance des équipements. L'assistant (e) de Direction / Secrétaire est chargé(e) de gérer la vie de la structure : - Assurer le suivi des réunions, tenir à jour les dossiers et registres concernant l'association ; - Recevoir et traiter les informations relatives aux congés payés, aux absences diverses, aux suivis de formation. ; - Participer activement à la démarche qualité et de gestion des risques du service ; - Recueillir, enregistrer et réaliser des statistiques annuelles des plaintes et des réclamations et les transmettre à la direction. L'assistant (e) de Direction / Secrétaire est chargé(e) de gérer Banque et caisses : - Mettre en place, suivre et réaliser les mandats de prélèvements SEPA ; - Contrôler les caisses et assurer la saisie des recettes et dépenses en réceptionnant les justificatifs ; - Faire plusieurs fois par mois un contrôle bancaire et alerter la direction en cas d'écarts, de rejets bancaires, d'encaissements non justifiés ; - Procéder aux paiements sur justification des différentes factures ou remboursements liés à l'activité du service ; - Procéder aux paiements de acomptes selon les devis préalablement signés par la Direction. L'assistant (e) de Direction / Secrétaire est chargé(e) d'assurer la mise en œuvre technique de la communication : - Développer et maintenir des relations professionnelles cordiales avec les interlocuteurs internes et externes ; - Coordonner la remontée d'information auprès des différents collègues de la structure et des partenaires ; - Concevoir des supports de communication interne ou externe adaptés aux personnes fragilisées par la souffrance psychique : publication mensuelle, plaquette.