Le GRETA-CFA Aquitaine est un regroupement d'établissements publics locaux d'enseignement qui mutualisent leurs compétences et leurs moyens pour proposer une offre de formation pour les adultes sur l'Aquitaine. Il est composé de 9 agences sur l'ensemble de la Nouvelle Aquitaine. L'Institut de formation des auxiliaires de puériculture (IFAP) et le centre sanitaire et social situés au lycée Wlerick à Mont de Marsan développent des actions de formation en en formation continue et en apprentissage dans le secteur sanitaire et social sur l'ensemble du département pour le GRETA CFA Aquitaine. L'assistant(e) de formation contribue à la programmation pédagogique en fournissant un soutien administratif essentiel de la phase d'accueil jusqu'à la facturation. - Il-elle participe à la planification des sessions de formation en coordonnant les plannings des formateurs et des apprenants. - Il-elle contribue au suivi des ressources matérielles nécessaires à la réalisation des formations. - Il-elle garantit la bonne organisation logistique des sessions de formation conformément aux orientations définies par la responsable / coordonnatrice pédagogique du dispositif. Missions principales L'assistant (e) de formation effectue le suivi administratif des formations proposées. - Il-elle réalise l'accueil des différents publics et le suivi des apprenants : accueil et information du public, inscription des participants, mise à jour des dossiers des participants. - Il-elle participe à la gestion logistique des formations dispensées : édition et recueil des documents pédagogiques, réservation de salles, mise à disposition du matériel nécessaire aux prestations de formation. - Il-elle travaille sous la responsabilité de sa hiérarchie, en collaboration avec le coordonnateur pédagogique et le conseiller en formation professionnelle. - Il-elle est en relation fonctionnelle avec les différents services du GCA (équipe pédagogique, équipe commerciale, comptabilité), les clients, les apprenants, les organismes financeurs et prescripteurs, les entreprises. Description des missions à exercer ou des tâches à exécuter Accueil et recueil de la demande Assurer l'accueil physique et téléphonique Renseigner, orienter Transmettre les informations aux personnes concernées Actualiser l'affichage, les informations mises à la disposition du public Organisation de la prestation Traitement et suivi administratif et financier des actions de formation (dossiers administratifs et pédagogiques) conformément au système qualité du GRETA CFA Aquitaine et saisie sur les différents logiciels ou plateformes Elaborer les contrats de formation Préparer les dossiers d'accueil Elaborer les engagements de travail, conventions de sous traitance des formateurs Elaborer les attestations de formations Elaborer les émargements, suivre les assiduités, traiter les dossiers de rémunération Traiter la relation avec les financeurs Elaborer les documents de fin de formation En fin de formation, élaborer les attestations et questionnaires d'évaluation de satisfaction Participation à la démarche qualité en lien avec la correspondante qualité Contrôler les documents qualité et leur mise à jour Être force de proposition sur l'amélioration des processus Les missions de l'assistant(e) pourront évoluer au regard des besoins et des modifications d'organisation et des nécessités de services. Formation BAC à BAC +2 dans le secteur administratif Expérience de la formation professionnelle appréciée Statut : Contractuel Salaire : Selon diplôme et expérience Lieu d'activité : Lycée Robert Wlérick à Mont de Marsan Type de contrat : CDD à temps complet à pourvoir dès que possible et ce jusqu'au retour complet de l'agent (période d'arrêt maladie).