POSTE : Gestionnaire Administratif Conventions H/F DESCRIPTION : Mission Sous l'autorité du responsable du service planification et conventionnement : - Il assure la gestion des demandes de mise à disposition « longue durée » (club house, sièges sociaux, etc.) émises par les associations (AOT / COT) ; - Il assure l'élaboration et le suivi des conventions d'occupation des équipements sportifs terrestres (salles, gymnases, stades etc.) en lien avec les éventuels services ressources ; - Il se rend sur les sites gérés par la direction des sports, en partenariat avec le service exploitation salles et stades lorsque nécessaire, pour assurer le lien avec les structures occupantes ; - Il pourra être en soutien/renfort, selon le besoin, du service planification-conventionnement, dans le cadre de la planification. Activités Recueil, saisie et instruction des demandes : - Accueillir/rencontrer physiquement et téléphoniquement et renseigner les clubs et associations sportives partenaires ; - Accompagner dans les clubs et associations dans leurs démarches de demandes d'occupations d'équipements sportifs ; - Recenser l'ensemble des informations nécessaires à l'établissement d'un acte légal d'occupation du domaine public ou privé de la Ville ; Traitement administratif des dossiers : - Préparer toutes les phases amont de la validation d'une contractualisation : échange avec la structure et les directions « ressources » de la Ville : DGTB, DCI notamment ; DAJ - Préparer les courriers et différents actes administratif nécessaire à la contractualisation de mise à disposition (pour les équipements non transférés) ; Animation et gestion du réseau de partenaires : - Recueillir les attentes et besoins des partenaires - Assurer la diffusion de l'information auprès des partenaires - Animer, avec les collègues du service planification/conventionnement, le réseau des clubs sportifs Activités secondaires : - Tenir à jour un support informatique de suivi des contractualisations - Maintenir le lien avec l'occupant tout au long de l'occupation en partenariat avec le service exploitation ; - S'assurer de la dématérialisation des actes sur un espace de stockage accessible en interne à la direction du sport, et de la transmission des actes aux différents destinataires ; - Entretenir les relations avec les directions et services partenaires au sein de la Ville : DCI, DGTB, services internes direction des sports, etc PROFIL : Connaissances techniques : Contexte et environnement associatif sportif Logiciels bureautiques Progiciels spécialisés : Planitech, Gedimmo Bases de la réglementation des occupations domaniales Savoir-faire : Capacités de communication écrite et orale avec divers interlocuteurs Savoir-faire rédactionnel Gestion des conflits Savoir-être : Autonomie Aisance relationnelle Rigueur et capacité à rendre compte Capacité d'adaptation Sens du travail en équipe