Rattaché à la Directrice adjointe de l'établissement, vous interviendrez sur les différentes thématiques suivantes : L'accueil Accueillir les visiteurs extérieurs (intervenants, familles, publicitaires, prospects commerciaux.) et identifier leur demande. Contrôler l'accès et la circulation des personnes au sein de la structure. Faire émarger le registre des visiteurs et des intervenants extérieurs. En cas de livraison, prévenir le cadre du service concerné. Recevoir les résidents et leurs proches Réceptionner et tracer les appels téléphoniques, les orienter vers l'interlocuteur demandé ou prendre des messages. Savoir filtrer les appels indésirables (démarchage publicitaire) Actualiser l'affichage (éphéméride, menus, animations), les informations et les plaquettes commerciales mises à la disposition du public. Transmission orales et écrites (mail) des informations à toute l'équipe. Répondre aux demandes commerciales (téléphoniques, visites spontanées.) en l'absence de l'adjointe de Direction et de la Directrice en remplissant une Fiche contact Assurer la bonne tenue du poste accueil et coin café Ainsi, vous êtes garant du bon accueil physique et téléphonique dans l'établissement et de la bonne transmission des informations lors de transferts téléphonique, de la prise en note de messages. L'administratif du résident Rédiger les contrats de séjour et ses annexes (Cf. Procédure Préadmission et admission) Envoyer par courriel le projet du contrat de séjour au résident ou à sa famille avec les annexes pour relecture Création et mise à disposition du bracelet résident et la carte famille le cas échéant (faire signer la décharge aux familles) Procéder à la signature du contrat de séjour, et remettre systématiquement le document « Protection juridique des majeurs » à l'admission et faire inscrire et signer sur le contrat de séjour la mention « avoir été informé des mesures de protections juridiques » à la famille quand le résident est incapable de signer Accompagner la famille dans la gestion du dossier : APA - CAF et APL Indiquer les dates d'entrée pour les séjours permanents/temporaires et de fin pour les séjours temporaires sur le bandeau Outlook Remettre aux familles le questionnaire de la sortie tempo, rempli (permanent ou temporaire) le « questionnaire sortie tempo » le cas échéant S'assurer que les chambres soient complètement vidées à la suite d'un décès ou d'une sortie avant l'état des lieux Rédiger un avenant au contrat, en cas, de changement du contrat de séjour (n° chambre, personne de confiance, mise sous tutelle...), et faire la saisie systématiquement dans les 24h sur Netsoins Imprimer et donner aux résidents les cartes postales postées par les familles sur Familizz Mettre à jour au fil de l'eau le tableau phase d'intégration du résident Saisir les éléments administratifs des résidents sur Netsoins en cas d'entrée, de sortie ou de modification (l'ensemble des documents sont scannés et classés dans le dossier administratif du résident sur Netsoins) Créer le résident sur Familizz et transmettre le code à la famille Créer le classeur administratif, ainsi que le classeur médical, le dossier d'admission est complet lors de l'entrée du résident et la checklist remplie (Cf. PG GEN.11Constitution et tenue dossier administratif résident) Compléter le tableau de disponibilité des chambres La gestion de la facturation Mettre à jour le tableau préparatoire à la facturation sur les données variables (repas, nouveau GIR, décision APA...) Etablir la facturation mensuelle clients Editer la facturation des communications (Easy Tax) et joindre à la facture du résident Etablir le solde de tout compte résidents et assurer le lien avec les notaires Transmettre au comptable les suivis des comptes chèque, carte bancaire validés par la direction Assurer en lien avec la direction et le comptable la validation des prélèvements clients Assurer la relance des règlements résidents et le suivi Imprimer les factures fournisseurs et joindre le bon de livraison concerné (le 5 du mois) Assurer le classement des factures fournisseurs / bons de livraison Compléter la balance âgée et reprendre les commentaires des mois précédents en lien avec le comptable et le contrôleur de gestion (le 15 du mois) Assurer l'impression des extraits du grand livre (le 15 du mois) Elaborer les factures APA / Aide sociale en lien avec le CD et assurer le suivi des règlements Compléter le tableau sur le site AMELI (entrées/sorties, hospitalisations, dépenses...) Relancer les fiches contacts à 30 jours Mettre à jour du classeur d'urgence : photos des résidents, coordonnées utiles Mettre à jour la lis