Description : MISSION : Sous l’autorité de la responsable de la cellule, la mission principale de l’agent consiste à traiter les demandes d’organisation de formations et d’évènements et de réservations de salles qui lui seront adressées par les chercheurs du pôle Formation IFÉ. Après avoir évalué les dépenses liées à ces évènements, il effectue un suivi précis des budgets, prévoit les supports de communication et fait un retour pour validation auprès du responsable hiérarchique. Il exécute les actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d'activité de la structure ; recueille, traite et facilite la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de la structure. Ce poste nécessite un dialogue permanent avec de nombreux services de l’École ainsi que de nombreux intervenants extérieurs. ACTIVITÉS : ACTIVITÉS PRINCIPALES : * Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes IFÉ * Traiter les demandes de prise en charge de déplacements, d’hébergements, de réservations de salles * Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs...) * Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité * Accueillir, orienter, renseigner le public, sur place ou par téléphone * Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière * Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers) et lors des manifestations/évènements organisés sur site * Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) lors de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques) * Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la cellule ou de la DRAF en appliquant les procédures dédiées * Répondre aux demandes d'informations des autres services IFÉ/ENS et de l'extérieur * Participer à l'élaboration des bilans financiers pour une validation par la DAF et Agent comptable éventuellement * Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure * Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines...) * Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés ACTIVITÉS ASSOCIÉES * Participer aux réunions des gestionnaires financiers organisées par la Direction des Affaires Financières de l’ENS * Prêter assistance aux collègues du service afin d'assurer la continuité du service Profil recherché : COMPÉTENCES REQUISES : CONNAISSANCES SUR L’ENVIRONNEMENT PROFESSIONNEL : ➢ Connaître l’ensemble des sites, bâtiments et services de l’ENS ➢ Maitriser l'application Sygefor afin de permettre une fluidité dans la gestion des formations. ➢ Connaître la communication (gestion et édition des programmes, utilisation de l'application agenda ENS) ➢ Connaître la règlementation en matière de gestion financière SAVOIR-FAIRE OPÉRATIONNEL : ➢ Capacité à travailler en équipe, ➢ Respecter les procédures établies ➢ Être à l’aise avec les outils informatiques : bureautique (messagerie, Word, Excel, AdobeAcrobat) et la connaissance des logiciels GFC-Dépenses, GFC Missions et le portail de Gestion Électronique des Documents (GED) ➢ Avoir des capacités rédactionnelles ➢ Avoir les techniques d'élaboration de documents ➢ Posséder les techniques d'accueil téléphonique et physique ➢ Avoir le sens de l’organisation et d’autonomie sur les tâches attendues ➢ Compétence organisationnelle ➢ Appliquer les consignes orales et écrites SAVOIR-ÊTRE : ➢ Sens du service public ➢ Réactivité ➢ Sens relationnel ➢ Sens de l'organisation ➢ Savoir rendre compte ➢ Disponibilité ➢ Autonomie tout en sachant alerter la hiérarchie