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Assistant Administratif et Financier H/F 75 - PARIS 01
Offre n° 4474236
Assistant Administratif et Financier H/F
75 - PARIS 01 - Localiser avec Mappy
Actualisé le 24 septembre 2024
POSTE : Assistant Administratif et Financier H/F DESCRIPTION : Sous la responsabilité du hiérarchique du Responsable multisite, le Assistant Administratif et Financer H/F apporte son soutien en réalisant diverses tâches administratives et en maintenant le contact avec le client et les fournisseurs. Vous êtes donc amené à intervenir auprès des fournisseurs, en garantissant la qualité des services délivrés, sous délégation des Coordinateurs et/ou du responsable du Site. Vous êtes force de proposition et garant d'une recherche d'amélioration permanente. Vous êtes véritablement le bras droit du Regional Lead Contract Support et du responsable de site. Vous pourrez donc démontrer vos compétences et votre savoir-faire pour une future évolution. Vous aurez également comme mission la bonne réalisation des opérations en prenant en charge le management EHS pour l'ensemble des activités gérées par CBRE GWS France sur le site. Il(elle) Assure la conformité règlementaire des équipements et intervenants dans son périmètre d'activité. Missions - principale(s), transverse(s), ponctuelle(s) - Pour chaque mission, donner les tâches à effectuer : Ressources Humaines : - Reporting et gestion des fichiers de suivi des congés et d'absences des collaborateurs, des fichiers de formations et des autres outils relatifs à la gestion des effectifs. - Assurer l'accès aux différentes interfaces RH pour l'équipe CBRE sur site, et suivre l'utilisation de ses outils. - Veiller au respect des process d'On-boarding pour les nouveaux collaborateurs. Organisation des plannings d'arrivée et activation des accès aux outils, en amont de la prise de fonction. Stratégie du compte : - Assurer la collecte de données dans le cadre de reportings réguliers ou ponctuels (projets, activités courantes, actions spécifiques). - Gestion de l'accès aux outils et plateformes pour les collaborateurs CBRE, ainsi que pour le client. Finance : - Rédaction des devis et suivi du processus de validation (Webquote). - Gestion et suivi des factures fournisseurs ainsi que des bons de commande. Reporting d'activité à destination du responsable finance France. - Intégration et suivi des factures sur la plateforme dédiée. - Création des bons de commandes (PO) sur l'outil CBRE. Data management : - Assurer la rédaction des comptes rendus des réunions avec le client ou en interne - (Occurrence des meetings : mensuel, hebdomadaire, et ponctuel). - Préparation des présentations en fonction des projets supportés. - Gestion des espaces de partage et de la documentation présente sur les plateformes internes ainsi que celles communes avec le client Communication et Organisation : - Transmettre à l'équipe CBRE sur site les news, messages et challenges communiqués par CBRE GWS France. - Communiquer au site toutes les nouveautés ou changements du compte au niveau France. - Organiser les visites des collaborateurs du compte sur le site. - Mettre en place des événements périodiques (fêtes de fin d'année, moments importants, etc.) Performance : - Garantir le respect du process dans SI7, en suivant les directives du compte. - Assurer un reporting quotidien et Hebdomadaire des tickets sur la plateforme. - Gestion et suivi des feedbacks client sur les prestations délivrées. Identification des axes d'amélioration et mise en place d'actions correctives. - Réaliser la clôture quotidienne des tickets pour les interventions réalisées. Procurement : - Suivi des plannings de livraison fournisseurs. - Réaliser les actions de relance fournisseurs (Devis/Factures, prestations, etc.). HSE : - Mettre en place et suivre les standards, processus HSE CBRE ainsi que celles du client du scope contrat : - Conformité logbook et eLogbook QHSE - Mettre en place les routines des exigences liées aux activités du site : - Etablir et suivre les plannings - Réaliser l'ensemble des contrôles incluant les contrôles règlementaires : - Support opérationnel aux équipes du site - Etablir et suivre les plans d'actions : - S'assurer de la prise en compte des non-conformités - S'assurer de la bonne réalisation des actions conformément aux attentes - Maintenir à jour les formations/habilitations HSE pour l'ensemble des collaborateurs de l'équipe CBRE sur site. - Assurer une sensibilisation Sécurité à l'ensemble des prestataires et de l'équipe CBRE sur site. PROFIL : Diplômé(e) d'un Bac +2/3, vous disposez d'une expérience de 5 ans minimum dans un poste similaire. Compétences requises : - Solides connaissances informatiques : Excel, PowerPoint, Outlook et Teams. - Capacité à raisonner avec
- Type de contrat
-
Contrat à durée indéterminée
Contrat travail
Profil souhaité
Expérience
- Expérience exigéeCette expérience est indispensable
Informations complémentaires
- Qualification : Cadre
- Secteur d'activité : Autre mise à disposition de ressources humaines
Entreprise
CBRE GWS FRANCE
Fort de 100 000 salariés, 462 bureaux dans le monde et plus de 1500 collaborateurs en France, le groupe CBRE est le leader mondial du conseil en immobilier d'entreprise. Global Workplace Solutions (GWS), filiale CBRE, est l'un des acteurs majeurs du Facility Management au niveau international, mais aussi en France. Nous travaillons pour des clients prestigieux et leur délivrons des prestations multi techniques et multi services afin d'assurer une gestion efficace et pérenne de ...
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