RESPONSABILITÉS : 1/ Informer les publics relevant de la formation professionnelle : - Accueillir et informer le public en démarche de reprise d'études ; - Renseigner sur les dispositifs de FPC ; - Gérer les boîtes mails du secteur reprise d'études ; - Préparer des dossiers et documents à remettre aux stagiaires en vue d'une inscription sous le statut stagiaire FC ; - Participer aux opérations de promotion du service (JPO, salons de l'emploi et de la formation). 2/ Assurer le suivi des stagiaires : - Participer à la constitution des dossiers de financement des stagiaires de formation professionnelle ; - Editer les devis ; - Procéder à la contractualisation ou conventionnement ; - Gérer et suivre l'assiduité des stagiaires inscrits en formation ; - Suivre les dossiers stagiaires : abandon, rupture de contrat, avenant, dérogation ; - Assurer le suivi avec les financeurs: transmettre les états d'assiduité. 3/ Effectuer le suivi administratif et financier des stagiaires : - Une fois admis en formation, récupérer et gérer les dossiers des futurs stagiaires du SFCA sur l'outil eCandidat ; - Procéder à l'inscription des prospects et stagiaires dans le logiciel de gestion de la formation continue : FCA Manager ; - Saisir les émargements ; - Préparer la facturation (détails de prestation) et communiquer les éléments de facturation aux collègues du service financier ; - Saisir les données dans les différents tableaux de bord et les mettre à jour ; - Constituer les dossiers dématérialisés dans un fichier numérique partagé. PROFIL RECHERCHÉ : Savoirs : - Connaissance de l'université, de son fonctionnement - Connaissance des dispositifs et de la réglementation de la formation professionnelle - Connaissance de la diversité des publics - Techniques documentaires Savoirs faire : - Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe - Savoir planifier son activité et respecter les délais - Accueillir les populations concernées - S'exprimer de façon claire et concise - Utiliser des bases de données et des logiciels de bureautique - Utiliser des outils et plateformes spécifiques à l'activités : FCA Manager, Kairos, Apogée, eCandidat, Transition Pro, EDOF,... - Utiliser des techniques de gestion administrative - Rédiger des documents simples d'information et de communication Savoir-être : - Capacité relationnelles d'écoute et de conseil - Sens de l'organisation et rigueur - Capacité d'initiative et d'autonomie - Réactivité - Travail en équipe