Référence CSP: O025250/701002088 La Direction des Moyens généraux est en charge du pilotage des moyens techniques, financiers et logistiques nécessaires au bon fonctionnement de la Région Bourgogne-Franche-Comté. Son périmètre d'intervention comprend la gestion patrimoniale et immobilière des sites administratifs et des autres sites immobiliers hors Établissements Publics Locaux d'Enseignement (80 000 m2 sur l'ensemble du territoire de Bourgogne-Franche-Comté). Ses missions sont constituées également au quotidien de l'accueil physique et téléphonique des usagers, les moyens de reprographie, la gestion de la flotte automobile, le transport des élus, la logistique interne, les réceptions, la maintenance et la sécurité des locaux. Travailler au sein de cette direction, c'est assurer au quotidien de bonnes conditions de travail aux agents et aux élus régionaux dans un environnement de travail en évolution. Le standard téléphonique du Conseil régional reçoit en moyenne 7500 appels mensuels. Sous la responsabilité du chef de service, la/le titulaire du poste travaillera au sein d'une équipe de 4 personnes, et sera chargé.e d'assurer la continuité de service au sein du standard téléphonique, de représenter l'image de la collectivité auprès des interlocuteurs, de réaliser une veille active sur les actualités de la collectivité. La personne recrutée assurera la continuité de service de l'accueil physique des bâtiments en cas de besoin. DESCRIPTIF DU POSTE ACCUEIL TÉLÉPHONIQUE Prendre en charge les appels téléphoniques Réceptionner, identifier et orienter les appels téléphoniques vers le bon interlocuteur et les mettre en relation Identifier la demande quand elle n'est pas exprimée Renseigner les intervenants extérieurs Assurer une mission de première information du public (heures d'ouverture, accueil du public, moyen de transport le plus adapté pour faciliter l'accès aux sites de la Collectivité, adresse du site Internet...) Faire patienter et gérer les attentes (ne pas perdre d'appels) lorsque le poste est occupé En cas d'absence, noter le message à transmettre ou réorienter son interlocuteur sur une messagerie vocale ou un secrétariat Connaître l'emploi du temps des collègues et ainsi répondre précisément aux demandes ACTIVITÉS ADMINISTRATIVES Réaliser une veille active sur les actualités de la collectivité (dossiers d'actualité, les grands événements qui peuvent générer des afflux d'appels...) de manière à orienter les interlocuteurs En cas d'anomalie, remonter les informations à l'équipe Intranet pour la mise à jour de l'organigramme et/ou de l'annuaire téléphonique de la Collectivité Mettre en place des fiches de procédure COMMUNICATION Gérer les situations difficiles au téléphone Faire preuve de discrétion et adapter son comportement et sa posture en fonction des situations rencontrées