POSTE : Assistant d'Agence H/F DESCRIPTION : Pour soutenir notre belle dynamique de croissance nous recrutons dans le cadre d'un contrat à durée indéterminée notre : Assistant d'Agence (F/H) CDI Poste basé à Sainte-Geneviève-Des-Bois (91) Vos missions : : Dans un poste polyvalent et sous la supervision du Responsable d'Agence, au sein d'une équipe d'une quarantaine de personnes, vous serez le point de contact principal pour les équipes sur le terrain, le Service RH et le Service ADV. Vos missions incluront : La Correspondance RH (Ressources Humaines) de l'Agence : - Gestion des heures et événements : - Collecter et vérifier les heures travaillées, les périodes d'astreintes, les congés, les arrêts maladie, les congés d'ancienneté, ainsi que les accidents de travail auprès des salariés. - Assurer la saisie des données validées dans le logiciel de gestion des temps (GTA) pour garantir une prise en compte correcte dans le système. - Contrôler la conformité des informations des feuilles de tournées avec les plannings et les règles internes (règlement intérieur, accords collectifs). - Gérer les écarts et anomalies en lien avec les responsables ou les salariés concernés. Suivi et gestion des réclamations des salariés : - Accueillir et analyser les réclamations des salariés liées aux heures travaillées, à la paie, aux congés, etc. - Orienter les réclamations vers le service ou le responsable compétent (Service RH, Responsable d'Agence, Service Exploitation) avec un résumé précis des faits. - Assurer le suivi de la résolution des réclamations et tenir informé le salarié concerné de la solution apportée. Suivi des visites médicales et formations : - Identifier les salariés devant passer une visite médicale périodique et organiser les rendez-vous avec la médecine du travail. - Assurer le suivi des réalisations des visites médicales et transmettre les certificats médicaux au Service RH. - Gérer l'organisation et le suivi des formations obligatoires, veiller à ce que les salariés soient disponibles et relancer en cas d'absence. - Mettre à jour les habilitations et les formations dans les tableaux de suivi interne. Gestion des documents administratifs : - Collecter et transmettre les documents administratifs des salariés (contrats, justificatifs, attestations) au service RH dans les délais impartis. - Assurer l'archivage et la traçabilité des documents administratifs en respectant les processus établis. Suivi des intérimaires : - Collecter et centraliser les informations contractuelles et assurer le suivi des contrats d'intérim, en veillant au respect des procédures internes. - Gérer l'archivage des documents des intérimaires dans le logiciel dédié (certificats de formation, visites médicales, etc.). - Surveiller les dates clés des contrats (début, fin, renouvellement) et alerter les services concernés en cas d'action requise. - Administration des Ventes et Commandes de l'Agence : Facturation et suivi des commandes : - Gérer la facturation des clients ponctuels et contractuels, effectuer les relances nécessaires pour assurer le recouvrement et résoudre les éventuels litiges liés aux factures. - Coordonner les cessions internes entre agences et suivre les commandes spécifiques à l'agence, en garantissant leur traitement rapide et conforme. - Travailler en étroite collaboration avec les équipes commerciales pour assurer une bonne coordination dans la saisie des devis, le chiffrage des prestations et la gestion des litiges. Votre profil : : Organisé(e), dynamique, bon(ne) communicant(e), réactif(ve), rigoureux(euse) et vous avez un excellent sens relationnel. Votre polyvalence est votre force et vous savez vous adapter à tout environnement. Vous êtes titulaire d'un BTS Assistant de Gestion PME/PMI ou Comptabilité / Gestion. Une première expérience en gestion des Ressources Humaines opérationnelles ainsi qu'une expérience préalable en assistanat au sein d'un Centre de Profit sont requises. Ce poste exige une organisation rigoureuse, un sens du service et une capacité à travailler de manière autonome et collaborative. La maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, Outlook et des ERP est primordiale. CONDITION DU POSTE : - Rémunération : Salaire de base à définir en fonction du profil et de l'expérience. - 13ème mois : Versé conformément aux accords d'entreprise en vigueur. - Avantages : Titre-restaurant d'une valeur de 9,25€ par jour travaillé, pris en charge à 60% par l'employeur. - Protection sociale : Mutuelle et prévoyance d'entreprise, avec une prise en charge de 60% par l'employeur. - Temps de