Missions : Encadré(e) par le responsable de pôle affaires & planification (ICTNIO), il/elle coordonne les activités organisationnelles, administratives, logistiques et financières du département Instrumentation, dans un contexte national et international. Selon l'affectation et selon les besoins et accompagnements de chefs de projets, la répartition des activités majeures pourra être amenée à évoluer différemment. * Mettre à disposition les documents nécessaires à la fabrication : * Générer le dossier de fabrication en lien avec les chefs de projet : page de garde, SOU, FIS pour les transmetteurs, spécificités * Garantir la conformité du dossier de fabrication en réalisant des vérifications techniques avec les métiers opérationnels : responsable système, qualité, méthode * Créer, mettre à jour et améliorer les reportings : * Préparer les données de reporting pour validation des chefs de projets (reporting mensuel, reporting CODIR, KPI, PMM.) * Assurer la conformité des données de suivi projet dans les outils à disposition des chefs de projet et ordonnanceurs * Contribuer au suivi financier du projet en lien avec les besoins des chefs de projet * Organiser les déplacements dans le respect des processus et de la charte Voyageur : * Réaliser les autorisations de déplacements (via Concur) et les demandes de cartes affaires, ainsi que les ordres de missions * Au besoin, organiser l'accueil, le séjour ou les déplacements clients, prestataires de services ou fournisseurs. * Gérer l'activité administrative et organisationnelle de l'équipe : * Préparer les supports, les moyens de communication adaptés aux besoins du projet (reportings, compte-rendu, plannings, présentations ...) * Réaliser toutes les démarches liées : demande d'accès aux sites, réservations de salles extérieures, commande de pauses/déjeuners, stocks fournitures * Réaliser les commandes fournisseurs de la demande d'achats à la facturation et/ou litiges facturation, * Planifier et organiser tout type d'entretien et visite * Coordonner les actions versus besoins avec les différents métiers de l'entreprise (déménagements, accueil de nouveaux arrivants, organisation de formation, ...) * Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus ad hoc * Organiser l'archivage des documents: collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information * Gérer et actualiser la documentation professionnelle Profil : * Formation : A minima bac+2 type DUT ou BTS Gestion PME/ Assistanat * Expérience : à minima expérience réussie de 5 ans auprès de plusieurs managers à assister simultanément. * Déplacements : très occasionnels * Habilitations et/ou certifications requises : pas d'habilitation nécessaire