assistant administratif H/F - EC21907 Socle commun : - Traitement du courrier de l'ensemble du Pôle en l'absence de l'assistante du directeur du pôle - Suivi et diffusion de la messagerie « secrétariat DST » - Gestion des réclamations des riverains sur l'appli mobile, et via le site de la ville, par téléphone et par courrier - Gestion d'agendas électroniques des directeurs/responsables du pôle - Gestion des demandes d'interventions relevant du périmètre du pôle (ascenseurs, éclairage public, signalisation, chauffage, etc.) en lien avec les directeurs - Accueil physique et téléphonique, organisation de rendez-vous et de séances de travail, transmission de messages, réservation de salles, organisation de déplacements, vidéoconférences . - Préparation de dossiers - Prise de notes, rédaction et mise en forme de courriers ou compte-rendu. Dossiers spécifiques : Astech et GIR : - Assistance et suivi de la Gestion sur logiciels métiers ASTECH (gestion des demandes d'interventions) et GIR (gestion des demandes de mise à disposition de véhicules en autopartage) - Saisie de demandes du pôle technique et Environnement ou des services exceptionnellement - Extractions statistiques spécifiques - Rapports d'activités et bil ... emandes Comptabilité et finances : - Aide à la préparation budgétaire, saisie des propositions budgétaires sur civil, report du budget voté d ... ableaux de suivi, .. - Saisie de bons de commande sur civil et d ... ableaux de reporting - Gestion et suivi de l'exécution budgétaire, alertes via les tableaux de suivi - Validation des factures de location DIAC - Extraction budgétaire à la demande et mensuellement (consommations de crédits, lignes marchés .) - Contrôle des pièces comptables - révisons de prix Marchés publics et contrats : - Assistance au suivi et avancement des marchés publics et contrats - Suivi de la planification des marchés à passer ou renouveler, alerte Autorisations, code de la voirie/route : - Rédaction d'autorisations liées aux occupations du Domaine Public, à la circulation, etc - Suivi, affichage, transmission, tenue du registre des arrêtés - Mise à jour du listing et organisation des réunions concessionnaires Commission communale de sécurité : - Convocation, frappe de procès-verbaux des commissions Hygiène urbaine : - Planification des actions 3D en l'absence de l'inspecteur de salubrité: dératisation, désinfection, désinsectisation de bâtiments ou réseaux d'égouts communaux - Gestion des procédures liées aux déchets, dépôts sauvages et demandes de dérogation bruit - Gestion planification et suivi des opérations de captures animales, des animaux morts ou errants, des chats libres - Instruction de ... tention (animaux de catégorie 1 et 2) - Rédaction de certificats de salubrités - Suivi des procédures d'avis à l'occasion des études d'impact et des enquêtes publiques concernant les installations classées Jardins potagers : - Gestion des baux (préparation des contrats et suivi (signature) - Suivi annuel des paiements