Description : LIAISONS HIERARCHIQUES : * Directrice des instituts de formation * Adjointe à la directrice LIAISONS FONCTIONNELLES : * Cadres de santé * Documentalistes * Secrétaires * Tous partenaires internes et externes MISSIONS DU POSTE * Organiser et coordonner la transmission et la rédaction des informations des instituts de formation et du centre de documentation * Réaliser toutes les opérations nécessaires au fonctionnement administratif, logistique, documentaire et financier en interne et en externe en relation étroite avec la direction des instituts ACTIVITES PRINCIPALES * Gestion quotidienne de l’organisation des postes de travail du secrétariat * Organisation et participation aux épreuves de sélection des instituts * Organisation et coordination des journées de pré rentrée des étudiants et élèves, des portes ouvertes * Gestion de la référence d’une promotion et financements, frais de déplacements, indemnités de stage, gestion des commandes d’intervenants, établissement des vacations, bordereaux de transmissions, suivi des dossiers des intervenants ponctuels. * Préparation des dossiers administratifs et pédagogiques des étudiants et élèves, vérification de la mise à jour, suivi de la conformité des dossiers des étudiants et élèves * Elaboration des tableaux de suivi des aides financières des étudiants et élèves (pôle emploi, conseil régional, bourses…) * Communication des relevés de présence aux différents partenaires en collaboration avec la direction des instituts * Préparation et organisation des commissions d’attribution des crédits, des instances : préparation des documents * Polyvalence de la gestion du secrétariat des autres promotions et du centre de documentation en l‘absence des collègues * Participation à l’ICOGI et à la Section relative à la Vie Etudiante, au conseil technique, aux instances disciplinaires * Recherche de sources de financement (taxe d’apprentissage) et transmission aux services financiers * Mise à jour des différentes enquêtes (Conseil Régional, ARS, DRJSCS et autre) * Collecte des données statistiques nécessaires à la rédaction du bilan d’activités de l’IFSI – IFAS et rapports d’activité * Implication dans la démarche qualité : établissement et actualisation de procédures, protocoles, instructions spécifiques * Participation au suivi budgétaire et au suivi des dépenses de consommables, d’utilisation des tableaux de suivi * Gestion des stocks, des commandes de fournitures, de travaux, des équipements et suivi des livraisons * Correspondant informatique : relais sur toutes les questions concernant le système d’information et implication dans la réalisation et le suivi du site des instituts (mise à jour internet et intranet) ACTIVITES SPECIFIQUES * Participer à l’accueil des étudiants, élèves et des intervenants. * Intervenir auprès des étudiants et élèves pour toutes informations relatives à son domaine de compétence. * Organiser des modes de classement et d’archivage accessibles et connus, utilisation du réseau. * Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel, l’obligation de réserve. Profil recherché : COMPÉTENCES REQUISES * Formation et/ou qualification : Agent Administratif : secrétariat * Maitrise des outils bureautique (Word, Excel, Power Point, Outlook …) * Maitrise des techniques de secrétariat * Utilisation logiciel logifsi  QUALITÉS REQUISES * Adaptabilité à un rythme et à des méthodes de travail spécifiques. * Réactivité, créativité, suggestion. * Sens de l’organisation et rigueur. * Disponibilité et sens des relations humaines. * Polyvalence dans les différentes missions confiées et/ou demandées. * Réserve professionnelle (confidentialité des dossiers). AUTRES Participer aux formations nécessaires à l’évolution du poste (informatique, accueil, communication).