Assistant / Assistante de direction (H/F) 69 - LYON 02
Offre n° 176NQMB
Assistant / Assistante de direction (H/F)
69 - LYON 02 - Localiser avec Mappy
Actualisé le 19 juin 2024
La Faculté des Lettres et Civilisations du Pôle Facultaire Lettres et Langues de l'UCLy recrute un(e) Assistant(e) de Direction à temps complet dans le cadre du remplacement d'une collaboratrice. Rattaché(e) hiérarchiquement à la R.A.U (Responsable Administrative Universitaire) et fonctionnellement à la Direction de la Faculté des Lettres et Civilisations, ce(tte) collaborateur(trice) aura pour principales missions : PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS : En appui à la Direction et au secrétariat de la Faculté des Lettres et Civilisations : * Assister sur le plan administratif la Direction de la Faculté des Lettres et Civilisations sur les différentes actions relevant de ses missions et les différents projets en cours et à venir, * Constituer, organiser et gérer les dossiers nécessaires à la bonne conduite des missions de la direction, * Préparer et organiser les rendez-vous, les réunions, les évènements de la Faculté, * Réaliser des comptes rendus de réunions, relevés de décisions et suivre les actions menées, * Gérer et suivre les agendas (prise de rendez-vous), filtrer les appels, * Réserver et organiser la logistique des déplacements professionnels pour les collaborateurs de l'Institut, * Réaliser les tâches courantes de secrétariat (préparation et envoi de mailings, envoi et réception du courrier), saisie et mise en page des documents, * Accueillir et orienter les personnes vers les bons interlocuteurs, lieux ou services, * Communiquer et renseigner sur les offres de formation (contacts directs ou indirects, salons, JPO, etc.), * Établir les tableaux de bord ou indicateurs de l'Institut, * Effectuer un suivi budgétaire et contrôler les dépenses de l'Institut, * Gérer administrativement les frais professionnels, * Organiser le tri, le classement et l'archivage des documents et dossiers étudiants (papier et numérique), * Procéder aux commandes de fournitures administratives courantes et aux commandes auprès des Moyens Généraux (réceptions, etc.), * Identifier les évolutions et anticiper les besoins pour optimiser la qualité du service et le fonctionnement, * Gérer l'information sur les panneaux d'affichage, * Conduire des projets simples, * Gérer la billetterie des activités culturelles, * Réaliser des statistiques liées au suivi des étudiants, * Faire les demandes de contrats (surveillants, étudiants) auprès de la R.A.U, Scolarité et administration pédagogique * Gérer sur le plan administratif la scolarité des étudiants, des auditeurs libres et des apprenants, * Établir les conventions de stages, * Appliquer les procédures liées à la scolarité et à la formation professionnelle continue dans le respect de la réglementation, * Gérer, suivre les dossiers d'inscription et de réinscription (documents administratifs, choix de cours/matières, paiements de la scolarité, bourses, FPC, etc.) et effectuer la relance, * Analyser les dossiers d'inscription et appliquer le tarif correspondant, * Assister les étudiants, les apprenants dans leur inscription (en présence/en ligne), * Administrer les encaissements (inscriptions étudiantes et des apprenants), * Mettre en place l'inscription pédagogique (groupes étudiants, cursus, emploi du temps du semestre, salles, réunions.) en fonction des contraintes, * Gérer les emplois du temps, * Organiser les examens (logistique et administratif), les jurys, * Gérer les bulletins de note, * Conseiller, assister les étudiants dans la résolution de problèmes, * Mettre à disposition les moyens logistiques pour les cours, les examens, les réunions, les évènements de l'Institut. PROFIL : * Sens de l'organisation, ouverture et esprit d'initiative, * Rigueur, efficacité, autonomie, * Capacité à gérer les priorités, gestion du stress, * Sens de l'accueil et du service, bienveillance et capacité d'adaptation aux différents publics, * Compétence rédactionnelle et bonne orthographe,
- Type de contrat
-
CDI
Contrat travail - Durée du travail
- 36H
- Salaire
- Salaire brut : Mensuel de 2018.34 Euros à 2018.35 Euros sur 12.0 mois
- Primes
- Chèque repas
- Déplacements
- Déplacements : Jamais
Profil souhaité
Expérience
- 1 An(s)Cette expérience est indispensable
Formation
- Bac+3, Bac+4 ou équivalents Cette formation est indispensable
Savoir-être professionnels
- Faire preuve de rigueur et de précision
- Travailler en équipe
- Être à l'écoute, faire preuve d'empathie
Informations complémentaires
- Qualification : Agent de maîtrise
- Secteur d'activité : Enseignement supérieur
Entreprise
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Mme Nathalie LAMOUREUX
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