Secrétaire (H/F) 74 - Thonon-les-Bains
Offre n° 177MPJS
Secrétaire (H/F)
74 - Thonon-les-Bains - Localiser avec Mappy
Actualisé le 06 juillet 2024
La/le secrétaire est en lien direct avec les 4 clochers de la paroisse SAINT FRANCOIS EN CHABLAIS Elle est en étroite collaboration avec le curé, les prêtres de la paroisse et la déléguée pastorale Sous l'autorité du curé, la/le secrétaire assure le suivi administratif et assure un rôle de relais, de coordination et de communication avec les différents acteurs de la paroisse (bénévoles, équipes pastorales, mouvements .) et du diocèse (services diocésains, évêché .). Missions principales Accueil à la maison paroissiale - Gestion des boites mail de la paroisse - Gestion du répondeur téléphonique - Rappeler les informations importantes et transmettre les messages Suivi des stocks, commande des fournitures - Suivre les stocks de fournitures diverses (de bureau en particulier) - Connaître et contrôler les contrats (chauffage, machines diverses, ...) - Passer les commandes validées par le trésorier - Alerter de tout dysfonctionnement - Faire fonctionner les appareils de bureau - Connaissance des fournisseurs - Connaissance des contrats - Connaissance du fonctionnement des appareils à disposition - Notions d'exécution de budget - Règles de gestion des stocks Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique - Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers - Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers - Organiser le classement et l'archivage des dossiers - Rédiger, mettre en page et diffuser la feuille paroissiale hebdomadaire à partir des informations reçues - Établir et diffuser les plannings trimestriels des messes, célébrants, baptêmes, utilisation des salles - Mettre à jour le site internet de la paroisse en lien avec la déléguée pastorale - Techniques de secrétariat (prise de notes, écriture abrégée, etc.) - Circuits et procédures administratives - Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire - Logiciels de bureautique - Fonctionnement de l'Internet la saisie de la comptabilité sur le logiciel du diocèse - la répartition des quêtes - récupération et contrôle des factures sur internet, - établissement des chèques de paiement - contrôle et relevé de la caisse de l'accueil - les mises à jour des tableaux de consommation énergie Compétences requises Sens ecclésial souhaité, intérêt porté à la vie de l'Église Sens relationnel, écoute et discrétion Capacité d'adaptation, d'organisation et d'anticipation Autonomie Esprit d'initiative et gestion des priorités Profil souhaité De formation secrétariat/assistant(e) de direction; BAC secrétariat minimum - BTS Secrétariat, Capacité de rédaction et de synthèse, Maitrise des logiciels bureautiques et numériques (word, powerpoint, publisher) Poste basé à la Maison Paroissiale de THONON
- Type de contrat
-
CDI
Contrat travail - Durée du travail
- temps partiel
- Salaire
- Salaire brut : Mensuel de 920.0 Euros sur 12.0 mois
- Mutuelle
- CE
- Déplacements
- Déplacements : Jamais
Profil souhaité
Expérience
- 3 An(s)Cette expérience est indispensable
Formation
- Bac+2 ou équivalents secrétariat assistanat
Compétences
- Accueillir, orienter, informer une personneCette compétence est indispensable
- Classer des documentsCette compétence est indispensable
- Planifier des rendez-vousCette compétence est indispensable
- Mettre à jour un dossier, une base de données
Savoir-être professionnels
- S'adapter aux changements
- Être à l'écoute, faire preuve d'empathie
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
Informations complémentaires
- Qualification : Employé qualifié
- Secteur d'activité : Activités des organisations religieuses
Entreprise
DIOCESE D ANNECY EVECHE
50 à 99 salariés
Mme MARIE LEROY
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