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ASSISTANT polyvalent « Office Manager » /AO (H/F) 94 - VINCENNES
Offre n° 178TXDY
ASSISTANT polyvalent « Office Manager » /AO (H/F)
94 - VINCENNES - Localiser avec Mappy
Actualisé le 03 septembre 2024
L'assistant polyvalent « Office Manager » assure un support administratif et organisationnel, principalement auprès des services de Direction Générale. Il assure notamment l'accueil physique et téléphonique, l'organisation des agendas et le traitement administratif de différents processus internes, ainsi que la gestion des moyens généraux. 1) Assistance polyvalente o Accueil physique et téléphonique/email groupe, o Rédaction, envoi de courriers, relecture documents, o Préparation, archivage et suivi de dossiers administratifs, o Gestion des déplacements en relations avec les agences de voyages et prestataires déplacements, gestion des demandes de visas, 2) Office management o Participation à l'organisation des réunions et événements internes o Relations fournisseurs et prestataires : gestion des locaux (bureaux du siège), relations avec les prestataires techniques (entretien, . etc.), gestion commandes de matériel, fournitures et consommables, vérification de la conformité des livraisons. 3) Gestion d'appel d'offres / suivi marchés : o Support aux équipes des différents pôles et filiales pour le volet avant-vente o gestion de la détection des marchés via les plateformes de veille et les alertes déterminées avec les équipes de consultants, mettre à jour des tableaux de bord de suivi des marchés (calendrier des appels d'offres, listes des marchés, etc.), o Organiser et tenir à jour la base documentaire des appels d'offres (documents officiels, attestations administratives et fiscales, etc.), o mise en place un rétroplanning pour une réponse dans les temps, o gestion des dossiers d'appels d'offres pour le volet administratif et l'assemblage des documents lors des procédures de dépôts (candidature et offres) ; o coordination avec les équipes internes en charge de l'offre et des partenaires associés ; suivi des procédures de réponse ; o vérification complétude dossier, déposer sur une plateforme numérique ou envoi postal. o en collaboration avec le responsable Business Développer de la société, la préparation des réunions de suivi commerciales hebdomadaires ; o Suivre les processus de reconductions des marchés, o Assurer le suivi commercial en lien avec les clients : réponses aux questions, émissions de bons de commande, o Assurer l'assistanat commercial des différents services : participation aux réunions commerciales, mise à jour de bases de données, classement et archivage des dossiers etc. o Traiter toute mission ponctuelle, entrant dans son champ de compétences, demandée par son supérieur hiérarchique. Date : démarrage idéalement pour courant aout au plus tard début septembre 2024 Type de contrat : CDI (avec période d'essai), statut ETAM, convention SYNTEC Durée du travail : 39H (35H + 4H heures supp), horaires du poste de 8H45 à 17H45 lundi au jeudi et le vendredi 8H45 à 15H45 avec pause dej 1H. Fourchette de salaire : 42 000 € + PRIME sur objectif jusqu'à équivalent 13eme mois
- Type de contrat
-
CDI
Contrat travail - Durée du travail
- 39H
- Salaire
- Salaire brut : Mensuel de 3500.0 Euros sur 12.0 mois
- Chèque repas
- Primes
Profil souhaité
Expérience
- Débutant accepté
Compétences
- Appel d'offreCette compétence est indispensable
- Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
- Assurer un accueil téléphonique
- Collecter et analyser des données, des informations
- Créer, organiser ou coordonner un évènement
- Gestion administrative du courrier
- Organiser et contrôler un approvisionnement
- Planning du personnel
Langue
- Anglais
Savoir-être professionnels
- Faire preuve de rigueur et de précision
- Respecter ses engagements, assumer ses responsabilités
- Travailler en équipe
Informations complémentaires
- Qualification : Agent de maîtrise
- Secteur d'activité : Ingénierie, études techniques
Entreprise
TACTIS
20 à 49 salariés
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