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ASSISTANT ADMINISTRATIF - ATELIER LEONARD DE VINCI H/F (H/F) 69 - VAULX EN VELIN
Offre n° 180JMFL
ASSISTANT ADMINISTRATIF - ATELIER LEONARD DE VINCI H/F (H/F)
69 - VAULX EN VELIN - Localiser avec Mappy
Actualisé le 02 septembre 2024
Missions du poste 1Suivi de la gestion administrative et budgétaire de l'Atelier Léonard de Vinci et du réseau de la lecture publique -Gestion budgétaire Suit la bonne exécution du budget du service. Effectue les engagements et bons de commande, et fait le suivi des factures avec les prestataires et le service financier. Certifie les factures à payer sur logiciel comptable. -Gestion administrative Assure l'engagement, le suivi budgétaire et le suivi des commandes de fournitures de bureau, fournitures pour équipements, les dépenses de la maintenance et de prestation de service. Rédige les certificats administratifs pour les dépenses d'investissement et de réception. Réalise les déclarations auprès des organismes de droits d'auteurs pour les bibliothèques (Sofia). -Gestion du courrier Assure le transfert du courrier externe et des parapheurs internes (réception et envoi) entre l'hôtel de ville et l'Atelier et les bibliothèques, leur enregistrement, diffusion et suivi. Assure le transfert de documents auprès des autres services. -Classement et archivage Assure le classement et archivage des dossiers et documents (RH, finances et marchés publics) du service. -Assistance de la direction pour l'organisation de la vie du service Participe à la préparation d'événements et de réunions du service (réservations de salles et matériels). Réalise et met en forme des travaux bureautiques. Traite des dossiers. Assure le suivi des fiches de congés, chèques déjeuners, demandes de formation et ordres de missions des agents. Procède à l'inscription des agents aux formations organisées par le CNFPT en ligne. Organise des déplacements pour des intervenants invités (auteurs, etc.). -Suivi du Conseil d'Exploitation Rédige, envoie, et suit les invitations. Organise matériellement le conseil : disposition de la salle, met à disposition les documents, organise la réception Rédige le relevé de décisions -Gestion des réservations de salles de l'Atelier Léonard de Vinci Gère le planning d'occupation des salles de l'Atelier Léonard de Vinci. Gère les demandes d'occupation de salle. Représente le service aux réunions d'occupation du domaine public -Interface gestion technique du bâtiment (Atelier Léonard de Vinci) Fait les demandes de travaux via le logiciel e-atal et assure leur suivi. Fait le lien auprès des services techniques de la ville et des prestataires. Programme les badges d'accès de l'Atelier Léonard de Vinci (SALTO) 2Régisseur principal de l'Atelier Léonard de Vinci et des bibliothèques -Effectue des opérations d'encaissement de recette -Verse et justifie les sommes encaissées auprès du comptable public -Assure la tenue comptable de la régie de recettes et des documents réglementaires nécessaires au suivi de la régie Horaires de travail Temps de travail annualisé sur la base de 1607 heures Travail du lundi au vendredi Compétences requises : - Compétences techniques Maîtrise des outils bureautiques (pack office) et d'internet Utilisation de logiciels : Astre, e-atal, i-parapheur, administration SALTO Publipostage avec base de données Rédaction de documents administratifs Maitrise du fonctionnement des institutions publiques et de l'environnement territorial et notamment des structures de gestion -Capacités relationnelles Disposer d'un sens de l'accueil Sens de l'organisation, rigueur, respect des consignes Polyvalence, autonomie Aptitude à organiser, hiérarchiser et programmer ses tâches avec efficacité Aptitude à anticiper dans la gestion des emplois du temps et des procédures Qualités relationnelles (avec les usagers et avec l'équipe), aptitude à l'écoute et au dialogue -Conditions et contraintes d'exercices Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve Sens du service public Gestion simultanée de plusieurs tâches Travail sur écran Situations de contact avec le public Travail en soirée
- Type de contrat
-
CDI
Contrat travail - Durée du travail
- 35H
- Salaire
- Salaire brut : Mensuel de 1800.0 Euros à 2200.0 Euros sur 12.0 mois
- Restauration
Profil souhaité
Expérience
- 1 An(s)Cette expérience est indispensable
Compétences
- Gestion administrative du courrier
- Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier
Permis
- B - Véhicule léger
Savoir-être professionnels
- Avoir le sens du service
- Faire preuve d'autonomie
- Être à l'écoute, faire preuve d'empathie
Informations complémentaires
- Qualification : Employé qualifié
- Secteur d'activité : Administration publique générale
Entreprise
MAIRIE
1000 à 1999 salariés
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