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ma 6 AGENT ACCUEIL ET GESTION ADMINISTRATIVE WS2024 (H/F) 69 - LYON 01
Offre n° 180RNHW
ma 6 AGENT ACCUEIL ET GESTION ADMINISTRATIVE WS2024 (H/F)
69 - LYON 01 - Localiser avec Mappy
Actualisé le 06 septembre 2024
Agent d'accueil et de gestion administrative F/H - assistant de direction MA6 JOBDATING le 12 septembre après-midi sur les Village des métiers - Place BELLECOUR (https://bit.ly/3Z3TEoG ) Consultez l'offre d'emploi et si cela correspond à votre profil, réservez un créneau de rendez-vous pour rencontrer les recruteurs Munissez vous de CV, le Jour J Sous la responsabilité de la Directreur-trice Général-e Adjoint-e des Services, vous avez pour principale mission d'assurer l'accueil du public tout en assurant les fonctions d'assistant-e de direction. Un binôme est assuré sur l'ensemble de ces missions avec l'agent-e d'accueil et de gestion administrative en charge du Point Conseil. Accueil du public - Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers - Informer et orienter les usagers - Délivrer des documents administratifs nécessaires aux démarches de l'usager - Tenir et traiter les statistiques de fréquentation de l'accueil - S'assurer de la mise à jour des informations délivrées aux usagers Assistance de direction - Procéder à la réception, enregistrement et diffusion du courrier reçu et envoyé quotidiennement - Suivre l'affichage réglementaire et informatif à destination du public - Préparer et organiser, souvent en lien avec d'autres assistantes, la logistique des différents événements professionnels organisés sous l'égide du DGS ou de la DGA (réunions, instances, déplacements, .). - Préparer et contrôler les dossiers nécessaires aux missions du DGS et de la DGA (documentation, rapports, notes diverses pour les réunions.). Instances - Suivre administrativement les instances (Conseil d'arrondissement, CICA, CMP, Conseils de quartier) en lien avec la DGA - Assurer la publication des actes administratifs (délibérations, arrêtés, compte-rendu) - Assurer l'archivage papier et informatique des instances - Tenir les registres des décisions (délibérations, arrêtés) Urbanisme - Enregistrer les autorisations d'urbanisme papier - Suivre les avis émis et leur affichage - Suivi administratif, en lien avec les services compétents, des procédures d'urbanisme (enquête publique, .) - Aide à l'instruction des demandes de changement d'usage en lien avec la DGA et le service urbanisme Activités secondaires : Point Conseil - Accueillir, informer et orienter les habitants présentant des questions et ou doléances - Saisir et gérer les plaintes et réclamations des habitants - Assurer le suivi des plaintes en lien avec les services, les élus et les partenaires - Diffuser les informations institutionnelles au public et relayer les réponses apportées - Tenir et traiter les statistiques du Point Conseil - Mettre à jour les informations délivrées aux usagers Tenue de la régie d'avances et de recettes en la qualité de régisseur principal Assurer le suivi de l'archivage à l'échelle de la mairie du 6ème arrondissement Profil recherché Diplôme de niveau 3 (CAP, BEP) ou expérience professionnelle de 6 mois à 2 ans. Connaissances : - Connaissance de l'environnement des collectivités territoriales - Connaissance des services et de l'organisation de la Ville de Lyon et du 6ème arrondissement - Logiciels bureautiques (pack office) et Progiciels spécialisés (Selligent, e-sirius, AIRSDELIB, Cart@ds) - Techniques d'expression orale et écrite - Techniques de classement et d'archivage Savoir-faire - Assurer un suivi rigoureux des dossiers - Adapter son mode relationnel au public concerné et gérer les éventuels conflit Savoir-être - Qualités relationnelles et organisationnelles - Capacité d'initiative - Sens des responsabilités - Esprit d'équipe Information(s) complémentaire(s) - horaires hebdomadaires : 38 h - Travail le samedi matin en fonction des besoins du service accueil de 09h30 à 12h00, donnant lieu à récupération
- Type de contrat
-
CDI
Contrat travail - Durée du travail
-
38H
RECUPERATION DU SAMEDI - Salaire
- Salaire brut : SELON CONVENTION
Profil souhaité
Expérience
- 6 MoisCette expérience est indispensable
Formation
- CAP, BEP et équivalents Cette formation est indispensable
Compétences
- Accueillir, orienter, informer une personne
- Classer des documents
- Gestion administrative du courrier
- Mettre à jour un dossier, une base de données
- Planifier des rendez-vous
Informations complémentaires
- Qualification : Employé qualifié
- Secteur d'activité : Administration publique générale
Entreprise
MAIRIE
5000 à 9999 salariés
- Site internet
- http://www.lyon.fr
Capitale de la Région Auvergne-Rhône-Alpes, la Ville de Lyon (510 000 habitants) est caractérisée par sa qualité de vie et son dynamisme exceptionnels. Pleinement engagée dans une politique de transition écologique et sociale, l'équipe municipale veut faire de Lyon une ville plus respirable, solidaire et à l'écoute de ses habitants.
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