Assistant de Direction (h/f) 69 - Rillieux-la-Pape
Offre n° 180XBYY
Assistant de Direction (h/f)
69 - Rillieux-la-Pape - Localiser avec Mappy
Publié le 10 septembre 2024
Adecco France recherche pour l'un de ses clients sur Rillieux la pape, un secrétaire de direction H/F . le secrétariat est chargé de faciliter l'organisation administrative des services, gérer les agendas des réunions transverses (RAC RIS POP), être le facilitateur des interfaces comptables commandes, facturations. 2- Finalité du poste Assurer les tâches de secrétariat, administratives et d'organisation de la direction patrimoine et des services travaux et réseaux selon les directives de ces 3 hiérarchies. Organiser et coordonner pour plusieurs managers les agendas, la rédaction et la transmission d'informations et les assister dans les missions qui leurs sont confiées en respectant la confidentialité. Contribuer à la gestion des interfaces commandes et rapprochements comptables pour les 3 services, participer à des réunions et effectuer les CR associés. 3- Missions principales - Administration - Assurer et traiter la réception des appels téléphoniques (filtrage, prise des messages.), - Préparer des dossiers et rassembler les informations nécessaires (pièces administratives des marchés notamment), - Rassembler les pièces administratives nécessaires à la constitution des marchés des différents services - Saisir et présenter des documents informatisés, - Renseigner ou enregistrer des données sur des documents ou logiciels appropriés, (RH, AGATE,..) - Assurer le classement, l'archivage et le suivi des dossiers ainsi que la diffusion des notes, - Enregistrer et assurer la traçabilité des documents, - Gérer les agendas et les différentes tâches d'intendance des entités, - Garantir la continuité du service, - Effectuer diverses commandes (fournitures et consommables courants), - Assister à certaines réunions et rédiger les comptes rendus. - Méthode & organisation - Organiser la logistique des réunions, - Organiser des séminaires ou événements internes, - Organiser et planifier les voyages et déplacements (réservations, suivi et facturation), - Contribuer à l'amélioration des processus et/ou procédures administratives. - Reporting : rédiger des courriers, notes et courriels - QSE : appliquer et faire appliquer les consignes de sécurité sur son site - Finance - Contribuer à la gestion des interfaces commandes et le suivi des factures fournisseurs des entités, - Contrôler certaines factures, et réaliser les tâches administratives conduisant à leur règlement - Communication - Assurer l'accueil physique des rdv et leur installation en salle, - Assurer le relais avec les interlocuteurs internes et externes, Compétences requises : - Bonne connaissance des outils bureautiques (Pack Office, suite Google,), - Processus de classement et d'archivage. Savoir-faire professionnels / opérationnels - Utiliser des outils bureautiques (Pack Office, suite Google, etc.), - Organiser les déplacements professionnels des responsables, - Rédiger en autonomie dans le respect de la charte graphique tous documents ou supports administratifs, - Faciliter la diffusion de l'information au sein de l'entreprise. Aptitudes et qualités - Adapter et re-prioriser ses activités et son organisation face aux évolutions et aux contraintes, - Respecter la confidentialité des informations traitées ou portées à sa connaissance, - Adapter son comportement et son attitude en fonction de l'interlocuteur pour maximiser la qualité des échanges, - Prioriser et planifier sa propre charge de travail, - Rigueur et dynamisme sont essentiels à ce poste, - Sens du service, - Capacité relationnelle et rédactionnelle. Horaires : 35 H/SEMAINE Salaire entres 27000 ET 32K€ le poste vous intéresse ? Merci de postuler en ligne.
- Type de contrat
-
Intérim - 12 Mois
Contrat travail - Durée du travail
- 35H Travail en journée
- Salaire
- Salaire brut : Annuel de 27000.0 Euros à 32000.0 Euros sur 12.0 mois
Profil souhaité
Expérience
- Débutant accepté
Informations complémentaires
- Qualification : Employé qualifié
- Secteur d'activité : Activités des agences de travail temporaire
Entreprise
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Mme Catherine COQUERELLE
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