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Secrétaire assistant à l'UDAP 93 (H/F) 93 - Seine-Saint-Denis
Offre n° 181BHGV
Secrétaire assistant à l'UDAP 93 (H/F)
93 - Seine-Saint-Denis
Actualisé le 16 septembre 2024
L'UDAP de la Seine-Saint-Denis exerce ses missions au sein d'un territoire en grande mutation, concerné par des dynamiques urbaines et architecturales intenses. Ce territoire se distingue par un patrimoine récent de premier plan (industries, grands ensembles, architectures contemporaines remarquables...), sur un rare substrat rural principalement maraîcher et horticole, en contre-point de monuments historiques plus classiques, pour certains, de premier rang national, singularités toutes aussi notables qu'enthousiasmantes. Le département de la Seine-Saint-Denis constitue le second poste budgétaire de la DRAC IDF, tant l'activité culturelle y est bouillonnante. Placé(e) sous l'autorité de la cheffe de service, architecte des bâtiments de France, vous intégrez une équipe dynamique de 6 agents. Vous contribuez aux activités quotidiennes de l'UDAP et assurez en particulier le premier niveau de communication entre la cheffe de service, les techniciens et ingénieur du service, et des interlocuteurs variés (communes, préfecture, promoteurs, etc). Environnement professionnel : Relation hiérarchique : le/la titulaire est placé(e) sous l'autorité hiérarchique directe de la cheffe de service Relation fonctionnelle : le/la secrétaire est en contact direct avec les élus, les professionnels et les usagers et en lien étroit avec toute l'équipe du service. Activités principales : Assurer la gestion de l'agenda de la cheffe de service (organisation de réunions avec plusieurs interlocuteurs) ; Préparer les rendez-vous (documents, dossiers, liste de présence, plans de déplacement) ; Assurer l'accueil téléphonique et physique, l'information et l'orientation des différents interlocuteurs ; Enregistrer les dossiers d'urbanisme sur le logiciels Patronum ; Assurer le suivi des dossiers auprès des collectivités et autres services de l'Etat ; Assurer la gestion, l'enregistrement, le suivi et l'archivage numérique des courriers, courriels et avant-projets ; Assurer l'enregistrement, le suivi, le rangement et l'éventuelle reprographie de documents ; Assurer la gestion des besoins courants de fournitures ; Saisir différents courriers et documents ; Diffuser les modèles de courrier et leur mise à jour ; Archivage des dossiers ; Établir un bilan statistique de fin d'année ; Secrétariat des réunions de service (convocations, prise de notes, relevé de décisions ; Assurer la diffusion des revues de presse à l'équipe Mettre à jour la base de données « contacts » du service Assurer la tenue du registre de sécurité du service Assurer un lien avec la DRAC pour les questions logistiques (livraisons, organisation des passages de technicien de maintenance..) Soutien ponctuel aux techniciens pour la rédaction des avis (sans observations, hors espaces protégés..)
- Type de contrat
-
CDD - 2 Mois
Contrat travail - Durée du travail
- 35H Travail en journée
- Salaire
- Salaire brut : 1801,74€ brut mensuel
- Déplacements
- Déplacements : Jamais
Profil souhaité
Expérience
- Débutant accepté
Compétences
- Accueillir, orienter, informer une personne
- Classer des documents
- Gestion administrative du courrier
- Mettre à jour un dossier, une base de données
- Planifier des rendez-vous
Informations complémentaires
- Qualification : Employé non qualifié
- Secteur d'activité : Administration publique (tutelle) de la santé, de la formation, de la culture et des services sociaux, autre que sécurité sociale
Entreprise
DRAC ILE-DE-FRANCE
100 à 199 salariés
M. Nabil LAHIANE
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