Assistant / Assistante de direction (H/F) 38 - ST MARTIN D HERES
Offre n° 181BMLV
Assistant / Assistante de direction (H/F)
38 - ST MARTIN D HERES - Localiser avec Mappy
Actualisé le 13 septembre 2024
Présentation de la structure : Au sein de la direction générale déléguée formation, la direction de l'orientation et de l'insertion professionnelle (DOIP) a pour missions la mise en œuvre d'une politique d'orientation de différents publics (lycéens, étudiants, publics en reprise d'études, etc.) et de préparation de l'insertion professionnelle des publics inscrits à l'université Grenoble Alpes, en lien avec l'ensemble des composantes de l'université, des partenaires externes (lycées, entreprises, diplômés, etc.). La DOIP est composée de 4 services : - Liaison Lycée Université - Orientation des étudiants - Stage et insertion professionnelle - Publication information communication Missions principales : Au sein de la direction, et sous la responsabilité de la directrice, vous aurez pour mission principale d'assister la direction de la DOIP dans la coordination et le fonctionnement des services, sur le plan administratif, budgétaire, RH, logistique et organisationnel. Vous assurerez également pour le service orientation un appui logistique et administratif à l'organisation du service et d'évènements. Activités principales : - Assister au pilotage de la direction : participer aux réunions de direction ; produire des procédures, tableaux de bord, plannings ; rédiger mails et comptes-rendus ; participer au collectif des assistantes de la DOIP et de la DGD formation. - Assurer le rôle référent(e) RH de proximité : gérer l'accueil des nouveaux personnels, répondre / transmettre les questions des agents, assurer le suivi des missions et des absences. - Pour le service orientation : assurer la gestion administrative et RH des personnels contractuels (emplois étudiants, des intervenants et vacataires). - Assurer la gestion financière des activités : gérer devis, factures, conventions et archivage des pièces administratives. - Assurer la gestion administrative et logistique des activités transversales de la DOIP et du service orientation : assurer un accueil téléphonique et physique, réaliser les réservations nécessaires, gérer les interventions techniques et informatiques nécessaires ; effectuer une veille permanente sur les dossiers en cours. - Participer à l'information du public : assurer l'accueil des étudiants à l'espace orientation (1.2 journée par semaine), être en appui aux événements de la direction. Restriction ou contraintes liées au poste : participation possible à des événements en soirée ou le week-end.
- Type de contrat
-
CDD - 12 Mois
Contrat travail - Durée du travail
- 35H Autre
- Salaire
- Salaire brut : Mensuel de 2235.0 Euros sur 12.0 mois
Profil souhaité
Expérience
- Débutant accepté
Formation
- Bac ou équivalent Cette formation est indispensable
Compétences
- Capacité à gérer les prioritésCette compétence est indispensable
- Capacité à hiérarchiser les informationsCette compétence est indispensable
- Compétences rédactionnellesCette compétence est indispensable
- Connaissance système éducatif enseignement sup.Cette compétence est indispensable
- Esprit d’initiative et force de propositionCette compétence est indispensable
- Maîtrise des outils bureautiques et de gestionCette compétence est indispensable
- Maîtrise des techniques de gestion administrativeCette compétence est indispensable
- Maîtrise des techniques de secrétariatCette compétence est indispensable
- Notions gestion budgétaire et ressources humainesCette compétence est indispensable
- Planification et organisation des actionsCette compétence est indispensable
Savoir-être professionnels
- Faire preuve de rigueur et de précision
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
- S'adapter aux changements
Informations complémentaires
- Qualification : Technicien
- Secteur d'activité : Enseignement supérieur
Entreprise
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