Assistant de Direction (H/F) 69 - LYON 07
Offre n° 181TFJY
Assistant de Direction (H/F)
69 - LYON 07 - Localiser avec Mappy
Actualisé le 27 septembre 2024
Contexte général : L'Assistant(e) de direction est placé.e sous l'autorité des directeurs.rices. Son activité est centrée sur la gestion administrative des instances des deux structures : Mission Locale de Lyon et ALLIES. Rattaché(e) à la direction, il/elle intervient sur l'ensemble des affaires courantes liées à son activité. Activités : - Secrétariat de direction - Gestion du courrier (arrivée et départ + mails - boîte mail générique), organisation de l'agenda, des rendez-vous et des appels téléphoniques de la direction, . - Organisation de réunions impliquant les directeurs généraux, dont les CODIR (calendrier, ordre du jour, compte-rendu, buffet .) - Préparation de dossiers et rédaction de comptes rendus des réunions et de notes préparatoires - Aide à l'élaboration de bilans d'activités - Préparation des justificatifs de temps de la direction - Lien avec le Comité de direction - Lien avec les partenaires notamment institutionnels et les instances partenaires nationales et locales comme - Suivi et préparation des délégations de signature - Organisation des déplacements et suivi des notes de frais de la direction - Gestion et veille de l'arborescence informatique et des contacts Outlook - Gestion des instances - Organisation des instances : Bureaux, Conseils d'administration et Assemblées Générales (planification, organisation, compte-rendu, .), Groupes opérationnels, Dialogues de Gestion . - Suivi de la composition des structures et démarches administratives (Préfecture, .) - mise à jour, création d'outils, . - Suivi des cotisations - Lien avec les administrateurs et les partenaires - Elaboration du Rapport d'activité annuel en lien avec le chargé de communication - Suivi administratif des conventions partenariales, des conventions d'actions et des conventions de locaux, en lien avec le service comptabilité, les collègues et la direction - Veille juridique et mise en conformité sur les problèmes statutaires - Organisation de la structure - Gestion des fournitures administratives (papier, stylos, ., tampons, agendas, .), de l'économat (café, sucre, gobelets, sopalin, .), du stock de timbres et du matériel COVID - Gestion de la prestation de ménage (suivi, achat de matériel, pointage des heures, .) - Gestion de l'accueil mutualisé (sauf la partie RH) - Gestion de l'archivage (sur site et dans des locaux spécifiques) - Gestion des circuits de signature de documents (pour la direction, la présidence, le trésorier, .) - Gestion des signatures de devis en lien avec le service comptabilité (vérification de cohérence, présentation à la direction, signature, renvoi au collègue, transmission à la comptabilité, .) Lieu(x) de travail : Siège (Lyon 7ème), possibilité de mobilité sur les antennes Contrat : CDD de 6 mois à temps plein, 2 200€ Prise de poste immédiate.
- Type de contrat
-
CDD - 6 Mois
Contrat travail - Durée du travail
- 39H Autre
- Salaire
- Salaire brut : 2 200€ brut mensuel
Profil souhaité
Expérience
- 2 An(s)Cette expérience est indispensable
Compétences
- Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
- Assurer un accueil téléphonique
- Gestion administrative du courrier
- Planning du personnel
Savoir-être professionnels
- Faire preuve de rigueur et de précision
- Faire preuve de réactivité
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
Informations complémentaires
- Qualification : Employé qualifié
- Secteur d'activité : Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire
Entreprise
MAISON LYON POUR L'EMPLOI
20 à 49 salariés
M. Axel GORI
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