En lien avec les objectifs du plan annuel de développement du GRETA-CFA HRA et des exigences du système qualité EDUFORM, vos missions : - Assurer le secrétariat, l'accueil sur le site et contribuer au bon déroulement des activités de la structure et/ou du service : - Renseigner sur l'offre de prestation et les conditions d'accès - Gérer les courriers, courriels et en assurer la traçabilité ainsi que les feuilles d'émargement, les retards, absences et départs anticipés des bénéficiaires, établir les convocations aux réunions, examens, jury - Communiquer efficacement avec les différents partenaires et acteurs de la structure : mettre à jour le fichier clients, participer aux actions de la structure/ du service (évènementiels, rencontres parents-formateurs, diffusions d'information interne ) - Préparer, réaliser les tâches de la prestation de gestion administrative du pôle d'intervention : saisir et mettre à jour des bases de données et tableaux de bord liés à la gestion administrative et pédagogique Compétences attendues : - Maîtriser des logiciels bureautiques et de gestion (logiciels des financeurs, outils numériques, pack office ) - Utiliser les outils mis à la disposition (My click, pronote, Access, Excel ) - Rendre compte à sa hiérarchie - Soigner la qualité de l'expression écrite et orale - Mise en œuvre des méthodes de classement et d'archivage - Développer la polyvalence - Sens de l'organisation, rigueur, fiabilité, qualité d'écoute et de compréhension de la demande - Réactivité, esprit d'équipe - Capacité d'adaptation - Capacité à travailler dans l'urgence - Sens de l'accueil, du service au client et bonnes qualités relationnelles - Discrétion et loyauté envers l'institution et la direction CDD du 06/01/2025 au 31/12/2025 avec renouvellement du 01/01/2026 au 31/12/2026