Pour renforcer nos équipes, nous recherchons un.e assistant.e de direction expérimenté.e pour un poste d'Assistant au secrétariat particulier du préfet dans le cadre d'un CDD de 4 ou 5 mois (à définir en fonction des besoins du service). Poste à pourvoir rapidement Activités principales : Placé sous l'autorité conjointe du préfet, du directeur de cabinet et du chef de cabinet, la personne recrutée aura pour missions : 1 - En binôme avec une seconde assistante, assure le secrétariat du préfet : - Accueil physique et téléphonique, filtrage des communications, - Administration de la messagerie fonctionnelle du secrétariat du préfet, - Gestion de l'agenda du préfet : planification, organisation et suivi des réunions ; organisation des déplacements, réservations, etc - Suivi du courrier réservé du préfet et diffusion d'orientations aux services attributaires, - Prise de note, rédaction de courriers administratifs et constitution des dossiers administratifs (synthèse de documents), - Suivi des parapheurs à la signature ou au visa du préfet, - Coordination, avec le personnel de résidence, de l'organisation des déjeuners et réceptions présidés par le préfet : élaboration et envoi d'invitations, recueil des réponses, élaboration de plans de table. 2 - organise et coordonne le fonctionnement et l'activité du pôle « Secrétariat particulier » : - Suivi de l'agenda de la Directrice de cabinet, - Préparation de dossiers, réunions ou événements ponctuels, - Organisation matérielle des audiences adressées au préfet, notamment dans le cadre de visites officielles, - Organisation d'audioconférences et de visioconférences, - Rédaction des déclarations d'absence du Préfet et des arrêtés de suppléance zonale, régionale et départementale, - Gestion des permanences et des congés des membres du corps préfectoral, - Suivi des notes hebdomadaires de permanence, - Gestion des stocks de fournitures et de cadeaux de représentation (y compris médailles de la préfecture), - Gravure des médailles (hors distinctions honorifiques). Spécificités du poste : Ce poste peut amener à travailler dans l'urgence et par anticipation. Il suppose des amplitudes horaires coordonnées des trois assistantes pour assurer l'ouverture du secrétariat particulier en continu de 08h00 à 19h00. Il nécessite disponibilité et discrétion. Le volume horaire hebdomadaire est de 38h30 (7h42 par jour), mais les horaires dépendent fortement de l'agenda du préfet. Lorsque ce temps journalier est dépassé, cela donne lieu à une récupération ou au paiement d'heures supplémentaires. Le poste n'est pas télétravaillable. profil recherché : -Expérience dans l'assistanat de direction -Rigueur -Maitrise des outils numériques -Adaptabilité -Réactivité -Sens de l'organisation -Sens du travailler en équipe et de la communication -Qualités rédactionnelles et esprit de synthèse -Diplomatie -Discrétion Une expérience de la fonction publique serait un plus.