Descriptif de l'emploi : Remplacement environ 5 mois Au sein de la Direction Environnement et Qualité de la Ville regroupant les services : - Environnement - Urbanisme et Aménagement du territoire - Foncier et gestion du domaine public - Informatiques - Grands projets : Bâtiments Voirie et réseaux - Centre d'exploitation municipal Sous l'autorité du Directeur, au sein d'une équipe de 3 personnes, vous assurerez le remplacement de l'assistante Environnement Qualité de la Ville. Vous effectuerez des missions administratives en soutien au directeur et participerez à coordonner l'action de l'ensemble des services. Ensemble des missions du pôle : Organisation de la vie professionnelle du cadre Gestion de l'agenda Rappel des informations et messages Organiser les déplacements et les réunions Établir une relation de confiance avec le cadre Suivi des projets et activités de la direction Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat Suivre l'exécution budgétaire du service Préparer, solliciter et suivre les dossiers de subventions Accompagner la gestion RH du service (congés, formation, recrutement...) Organiser, planifier, contrôler et répartir les activités en fonction des directives Établir les commandes de fournitures Assurer le lien entre la direction et les élus, les partenaires publics et privés, les services internes, les associations Assurer une veille juridique Organiser et suivre les conditions d'exécution des contrats passés par la direction Assurer le secrétariat de la Direction Gérer les outils et tableaux de bord de suivi de l'activité Gérer le courrier entrant et sortant Organiser le classement et l'archivage Préparer les délibérations et suivre leur mise en application Accueil téléphonique et physique au secrétariat Renseigner et orienter les interlocuteurs vers l'interlocuteur compétent Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques Assurer le bon fonctionnement des autres accueils de la direction Organisation des réunions Rédiger les ordres du jour en concertation avec le cadre ou, les élus Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions Prendre des notes et rédiger les comptes rendus Participer aux réunions avec la direction et suppléer au besoin celle-ci sur certaines réunions. Aménagement du territoire Réaliser les procédures d'enquêtes publiques Etablir les réponses aux périls de grève Planifier les échanges avec les usagers, entreprises, associations. avec la direction avant contentieux en urbanisme Gestion des DIA dans le cadre du droit de préemption commerciale Réceptionner les DAACT et rédiger les attestations ou les refus de conformité Gestion des demandes d'enseignes ou de pré enseignes publicitaires Suivre et gérer l'opération façade Gérer l'ensemble des activités liées à l'adressage Gérer et rédiger les arrêtés d'occupation du domaine public Suivre l'administratif des chantiers en cours en fonction des directives Mettre en ligne et gérer les cessions du matériel communal Rédiger les arrêtés de voirie Assister le service dans le programme de lutte contre l'ambroisie Assurances Gestion des contrats d'assurances (hors festivités et flotte automobile) et suivi des dossiers Profil requis : - Parfaite maitrise du Rédactionnel, outil informatique, logiciel bureautique - Connaissance de la gestion de projet - Notions de comptabilité publique et des procédures d'aménagement du territoire - Rigueur et sens de l'organisation - Sens des relations publiques et du travail en équipe - Discrétion et disponibilité - Rémunération statutaire + Régime Indemnitaire + Titres restaurant + CNAS si les conditions d'attribution prévues dans le règlement intérieur sont réunies + Comité des Œuvres Sociales