L'IREFE, organisme de formation reconnu dans la formation des représentants du personnel, recrute une Assistante Commerciale/Gestionnaire de Formation ( H-F) avec maitrise de l'outil GESCOF Vos missions porteront sur : ACTION COMMERCIALE : - Assurer l'accueil physique et téléphonique des stagiaires - Répondre aux questions des prospects, stagiaires et clients (entreprises, CSE et syndicats) ou orienter vers l'interlocuteur approprié - Assurer la promotion de notre offre en informant et en communiquant sur les parcours de formation de l'Institut disponibles et les droits à la formation professionnelle et syndicale ; - Mettre à jour et enrichir la base de données prospects/clients de l'Institut. GESTION ADMINISTRATIVE, FINANCIERE ET LOGISTIQUE DES FORMATIONS : - Etablir et suivre, en lien avec la directrice, le planning général des sessions de formation de l'année N+1 de l'Institut ; - Planifier les sessions de formation récurrentes (INTER du catalogue) et INTRA en lien avec les formateurs consultants responsables des formations et la directrice ; - Vérifier que les conditions préalables à la prise en compte du dossier d'inscription sont remplies (pré requis, financement.), en lien avec le formateur consultant responsable de la formation ; - Assurer la prise en charge administrative des stagiaires de l'inscription jusqu'à la génération de la facturation et tenir à jour les dossiers ; - Gérer les données et documents administratifs : liste des participants, feuilles d'émargement, attestations, évaluations ; - Etablir les devis, les bons de commande, les conventions ainsi que les factures ; - Assurer l'organisation matérielle nécessaire à l'accueil et au séjour des participants durant la session : salle de réunion, matériel à disposition. PROCESSUS COMPTABLE : - Traiter les factures fournisseurs et suivre les règlements ; - Facturer les clients internes et externes, suivre les paiements et effectuer des relances si nécessaire (par courrier ou par téléphone) ; PROFIL : - Bac+2 ou équivalent - 2 ans d'expérience sur un poste similaire / Connaissances secteur formation requises (et du milieu syndical serait un plus) - Bonnes qualités rédactionnelles Vous êtes : Dynamique - Rigoureux/euse et sens de la confidentialité - Autonome - Proactif/ive - Aisance relationnelle avec tout type d'interlocuteur. Process recrutement en 2 étapes : 1/ Rencontre avec la responsable ressources humaines 2/ Puis rencontre avec la directrice de l'Institut Envoyer CV + LM à l'attention de Madame DESSAIR: ydessair@iledefrance.cfdt.fr