Secrétaire polyvalente Objectif principal : Assurer le soutien administratif, organisationnel et logistique de l'entreprise en prenant en charge un large éventail de tâches pour permettre une gestion fluide et efficace. Missions et responsabilités : 1. Gestion administrative : - Réception et tri du courrier (postal et électronique), réponse aux emails courants. - Rédaction de courriers, notes, comptes rendus et autres documents administratifs. - Classement, archivage et gestion documentaire (physique et numérique). - Préparation et mise à jour des dossiers administratifs. - Suivi des échéances administratives (déclarations, contrats, etc.). 2. Gestion de l'agenda et organisation : - Planification des rendez-vous et réunions, gestion des calendriers. - Préparation des réunions (convocation, ordre du jour, prise de notes, compte rendu). - Organisation des déplacements (réservations de billets, hôtels, véhicules). - Coordination des plannings avec les différentes équipes. 3. Accueil et communication : - Accueil physique et téléphonique des clients, fournisseurs et partenaires. - Transmission des messages aux personnes concernées. - Interface entre les différents interlocuteurs internes et externes. 4. Support aux ressources humaines : - Suivi des absences, congés et plannings des employés. - Préparation des dossiers pour les nouveaux employés (contrats, fiches de poste). - Suivi des documents nécessaires à la paie (heures travaillées, primes, etc.). - Aide à la gestion des formations et des recrutements (tri des CV, prises de rendez-vous). 5. Support comptable et financier : - Préparation des factures et suivi des paiements (clients et fournisseurs). - Gestion des notes de frais et suivi des justificatifs. - Suivi des relances pour les factures impayées. - Assistance au comptable : collecte et transmission des documents nécessaires. 6. Organisation logistique : - Gestion des fournitures de bureau (suivi des stocks et commandes). - Organisation des événements internes ou externes (séminaires, formations). - Gestion des contrats de maintenance et des prestataires externes. 7. Gestion des projets et reporting : - Suivi des projets en cours, mise à jour des tableaux de bord. - Coordination des actions entre les équipes et suivi des deadlines. - Préparation de rapports ou synthèses à la demande de la direction. 8. Support commercial et relation client : - Rédaction et envoi de devis. - Suivi des contrats clients. - Assistance à la mise en place d'actions de communication (newsletter, réseaux sociaux, etc.). - Réception et traitement des réclamations clients. 9. Veille et conformité : - Veille réglementaire et mise à jour des informations nécessaires à l'entreprise. - Gestion des documents liés aux normes de sécurité ou aux certifications.