Rattaché au Directeur d'agence vos principales missions sont : Secrétariat : - Accueillir et renseigner les interlocuteurs internes ou externes - Prendre les appels téléphoniques : relayer l'appel auprès du bon interlocuteur, prendre les messages et les diffuser en temps voulu, apporter un premier niveau d'information - Assurer le traitement du courrier (arrivée, départ) - Organiser et coordonner les agendas, organiser les réunions et rdv et préparer les documents nécessaires à leur bon déroulement - Elaborer des comptes rendus et dossiers à partir de prises de notes en réunions - Traiter avec confidentialité des informations « sensibles » avec des interlocuteurs multiples - Identifier les interlocuteurs pertinents en fonction des dossiers - Mettre en forme des documents - Editer et photocopier des documents - Anticiper et organiser les déplacements : Réservation hôtelière et transport, établissement des ordres de mission, engagement, feuille de route - Effectuer toutes tâches ou missions à la demande d'un responsable Gestion Administrative et commerciale : - Mettre en place un système de classement et d'archivage accessible - Classer et archiver les documents papiers et électroniques à partir des normes en vigueur - Mettre en place et assurer la mise à jour de la base de données clients/prospects - Mettre en place et suivre le référencement de tous les contrats clients - Rechercher des informations et des documents pour constituer des dossiers adaptés à une cible définie - Assurer le traitement des devis et des appels d'offre - Centraliser la gestion des stocks et des commandes. Suivi Budgétaire et Facturation : - Réaliser les opérations comptables (provisions, frais, rapprochements bancaires.) - Passer les commandes, codifier et saisir les factures fournisseurs et les transmettre aux services concernés - Valider avec l'équipe d'exploitation et saisir les éléments de facturation des chantiers - Assurer le suivi administratif des contrats et règlements clients (relances, révision des prix.) - Créer et saisir les refacturations internes - Contrôler les ordres de mission et les factures