MISSIONS PRINCIPALES Accueil - Accueillir physiquement les visiteurs et gérer le cahier de visites. - Assurer l'accueil téléphonique et la gestion du cahier d'appels, filtrer, transmettre et notifier les messages aux interlocuteurs concernés. Gestion du courrier - Réception et enregistrement du courrier, apposition du tampon daté et tri pour transmission au directeur. - Affranchissement quotidien du courrier. - Rédiger, dactylographier et envoyer des courriers sur demande. - Répondre et archiver les courriers liés aux demandes d'embauche et de stage. - Suivi des courriers avec accusé de réception (AR). Gestion des factures - Tenir à jour le tableau des factures fournisseurs et transmettre celles-ci aux services concernés. - Effectuer le rapprochement des factures avec les bons de commande émis. - Classer physiquement les factures une fois traitées. Archivage - Organiser et superviser l'archivage des documents auprès du prestataire externe (IRON MOUNTAIN). Activités commerciales - Rédiger et mettre en forme les appels d'offre pour les travaux et l'exploitation. - Établir un planning pour la gestion des appels d'offres et assurer une veille commerciale. - Participer à la préparation des dossiers de candidature pour les offres commerciales et transmettre au directeur pour validation. - Maintenir à jour le tableau de suivi commercial et les documents administratifs nécessaires à l'agence (extraits KBIS, URSSAF, QUALIBAT, etc.). - Créer et mettre à jour les documents commerciaux de l'agence (références chantiers, etc.). Divers - Gestion des commandes de fournitures de bureau et gestion du stock. - Suivi de la flotte de véhicules et du parc téléphonique de l'agence. - Mise à jour des listes téléphoniques et gestion du stock d'équipements de protection individuelle (EPI). - Gestion de l'affichage réglementaire au sein de l'agence (communication).