Branche d'Activité Professionnelle (BAP) : J « Gestion et Pilotage » Famille d'Activité Professionnelle : Administration et pilotage Correspondance statutaire : Technicien (TECH) / Diplôme minimum règlementaire exigé : Baccalauréat Groupe fonctions (RIFSEEP) : G3 Site d'affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Saint-Denis Composante / Service : IUT de Saint-Denis / Département Gestion des Entreprises et Administrations (GEA) Composition du service (effectifs) : 4,5 BIATSS Fonction d'encadrement : non Rattachement hiérarchique : Directrice administrative de l'IUT SD Rattachement fonctionnel : Chef du département GEA Description du poste : missions et activités Gestion administrative - Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec l'activité du département - Saisir, mettre en forme des documents divers - Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion pédagogique - Retranscrire des informations orales et écrites - Traiter et diffuser des informations internes et externes sous différentes formes (courriers, courriels, affichage, .) concernant les formations gérées - Assurer le traitement du courrier interne et externe (réception, distribution, envoi, classement, traçabilité, photocopies) - Classer et archiver les documents - Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes - Participer aux opérations logistiques du département Gestion pédagogique - Accueillir, orienter et accompagner les étudiants et enseignants - Gérer les courriels avec les enseignants et les étudiants - Saisir, modifier et compléter les emplois du temps sur le logiciel HYPERPLANNING - Assurer la réservation des salles de cours sur le logiciel HYPERPLANNING - Gestion des salles, des badges (clefs) et du matériel équipant les salles (ordinateur, vidéo, feutres et craies) - Gérer les absences justifiées et injustifiées des étudiants - Préparer les décisions des commissions de validation pédagogique et les jurys (interface avec les enseignants, saisie des notes sur le logiciel APOGEE.), classer et archiver les résultats - Editer les bulletins de notes et les attestations de réussite - Préparer et gérer les plannings de soutenance de stage et de rattrapage - Diffuser les informations utiles aux étudiants et enseignants - Participer en soutien du chef de département à la gestion des demandes de recrutement, de candidature et de poursuite d'étude à l'exclusion des décisions - Participer au maquettage des formations sur APOGEE Gestion des conventions de stage - Gérer les conventions de stage (édition, signature, diffusion des offres.) - Répondre aux sollicitations du SFCA Outils spécifiques à l'activité Utiliser les logiciels spécifiques du domaine géré : APOGEE, HYPERPLANNING, PEGASE (à venir), TEAMS et les logiciels courants de la bureautique : Word, Excel Conditions particulières d'exercice Disponibilité en fonction de l'activité de l'IUT : contraintes horaires liées au calendrier de gestion et des enseignements Missions éligibles au télétravail : toutes les missions à l'exception de l'accueil physique du public