Gestion administrative - Procéder à la saisie et mise à jour des données nécessaires à la gestion des biens - Préparer la révision et le quittancement des baux locataires - Suivre la gestion des comptes des locataires, des appels de provision pour charge et la répartition des dépenses - Initier et réaliser la régularisation des charges sous la responsabilité du PM sénior, en lien avec le service comptabilité en tenant compte des délais légaux - Procéder à l'apurement des comptes locataires, dans les délais légaux, en relation avec les gestionnaires techniques dans le cas de réparations locatives - Etablir et vérifier que les abonnements concessionnaires sont cohérents avec l'occupation des locaux, suivre les consommations et saisir les données sur l'outil informatique - Traiter et suivre la campagne annuelle d'assurances locataires - Traiter les congés des locataires conformément à la procédure et s'assurer du remboursement de garanties dans les délais réglementaires - Classer et archiver l'ensemble des documents Recouvrement et contentieux - Suivre les impayés, assurer le précontentieux et adresser, conformément au mandat, les lettres de relances en impayés aux locataires présents et partis - Préparer les dossiers contentieux en coordination avec le PM sénior Copropriété - ASL - Association de locataires - Etablir dans les délais du mandat les préconisations de vote en AG, collecte toutes les pièces à joindre et procède à leur notification aux mandants - Mettre à jour les tableaux de bord de suivi des AG copropriété - Veiller à la bonne imputation des charges dans le cadre des paiements des appels de fonds - Vérifier que les appels de fonds sont réglés Relations clients - Traiter et répondre aux différentes demandes des locataires dans le respect des procédures et du mandat (téléphone, courriel, courrier.) - Pour les demandes clients, assurer la liaison avec les gardiens et sert de relais vers le gestionnaire technique (suivi des travaux.) - Participer à la rédaction des rapports de gestion destinés aux mandants - Accuser réception des congés des locataires et en informe toute personne concernée par le dossier - Traiter les demandes administratives relatives à l'occupation des logements par les locataires Suivi budgétaire - Participer à l'élaboration des budgets et les soumettre au PM sénior pour validation Prise en charge de nouveaux ensembles immobiliers - Collecter les documents nécessaires à la constitution de la dataroom - Aider à la clôture des comptes suite à la vente