Au sein de l'École doctorale (ED) du Collège Doctoral de Sorbonne Université. Fonctions : Gestionnaire d'école doctorale Emploi-type : J4C42 technicien en gestion administrative Catégorie : B Corps : TECH BAP : J Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans) Mission : Sous l'autorité de la directrice ou du directeur de l'école doctorale , le/la gestionnaire d'école doctorale assiste la direction de l'école doctorale. Il/elle contribue à la réalisation des missions de l'école doctorale (ED) : recruter, accueillir, former et suivre les jeunes chercheurs qui préparent un doctorat et veiller au respect des règles et procédures définies au sein du Collège doctoral. Activités principales : - Accueillir, informer et orienter les usagers de l'école doctorale : candidats à l'admission, doctorants-tes, directeurs-trices de thèse ou de laboratoires de recherche, les docteur-es, autres services de l'université et des partenaires de l'école doctorale - Gérer et suivre les dossiers liés aux doctorantes et doctorants : 1) Étudier et traiter les demandes de candidatures/préinscriptions et de réinscription pédagogique jusqu'à autorisation et avant traitement par le DIADM 2) Informer et orienter les doctorants vers les services dédiés (ex: BAI, DFC, affaires générales etc) 3) Suivre les demandes de thèses en co-direction ou co-tutelle, en collaboration avec le BAI 4) Veiller au bon déroulement des comités de suivi : contrôler les échéances et le retour du rapport du comité auprès de l'ED, contribuer éventuellement à leur organisation 5) Veiller à ce que chaque doctorant de l'ED bénéficie d'un plan individuel de formation et d'un portfolio 6) Préparer et instruire les dossiers de demandes de soutenance et les soumettre au/ à la directeur/ trice d'ED, avant traitement par le DIADM 7) Collecter et instruire les dossiers de candidatures à divers bourses et prix (Chancellerie des universités, LERU, Handicap.) et les soumettre à la direction de l'ED pour validation, puis les transmettre au Collège Doctoral 8) Soumettre la demande de césure à la direction de l'ED pour avis 9) Assurer l'organisation du concours d'attribution des contrats doctoraux de l'ED 10) Contribuer à la saisie des informations nécessaires à l'établissement du contrat doctoral des doctorantes et doctorants de l'ED dans l'application dédiée. 11) Instruire la recevabilité des dossiers déposés notamment dans le cadre d'appels à projets comme les programmes doctoraux de Sorbonne Université. 12) Instruire les dossiers de mobilités des doctorantes et doctorants, (ordre de missions, conventions pédagogiques) - Alimenter des bases de données sur les applications dédiées : ADUM, Apogée 1) Vérifier et stabiliser/fiabiliser les données saisies par les doctorantes et doctorants, 2) Vérifier et mettre à jour à jour les données relevant de son ED 3) Alimenter des tableaux de bord et de suivi 4) Répondre aux différentes enquêtes internes ou externes (Siredo.) et contribuer à la constitution des dossiers d'évaluation (collecte de données, établissement des documents) - Contribuer à l'élaboration de l'information et la diffuser 1) Mettre à jour le site internet de l'école doctorale 2) Relayer et diffuser des informations aux doctorantes et doctorants et aux encadrantes et encadrants - Organiser administrativement et matériellement les événements rythmant la vie de l'école doctorale : journées d'accueil de l'ED, journées scientifiques, réunions du conseil de l'école doctorale, etc. - Participer à la préparation du budget de l'école doctorale et réaliser et suivre l'exécution des dépenses de l'ED en relation avec le bureau de gestion financière du Collège Doctoral - Participer aux réunions, groupes de travail et événements du Collège doctoral - Contribuer à l'organisation de formations spécifiques à l'école doctorale et relayer au DFC les besoins de formation