L'assistant Administratif assiste le Chef Exécutif. Il facilite la mise en œuvre de ses missions, l'assiste sur les tâches administratives et participe à la bonne organisation interne du laboratoire. Vos missions au sein du laboratoire de pâtisserie seront : Gestion des ressources humaines - Assister le Chef Exécutif sur les sujets RH : saisie et affichage des plannings, gestion des absences et correction des anomalies sur le logiciel de gestion des temps. - Suivi des demandes d'intérim : saisie des demandes, validation des profils et information aux Chefs de Poste. - Renseigner les émargements des intérimaires sur Combo et créer leur profil si nécessaire. - Envoi des convocations pour les visites médicales et information aux Chefs de Poste dans les agendas. - Répartition du planning des stagiaires par poste afin qu'il ai une vision d'ensemble du labo de Rungis - Suivi des demandes des carnets de liaison des apprentis. - Saisie des anniversaires des collaborateurs dans le calendrier et intégration des nouveaux arrivants dans le planning. - Accueil des nouveaux arrivants (stagiaires, pâtissiers, etc.), communication sur les parties communes et remise du badge d'accès et vestiaire. Gestion des services généraux et de l'organisation du site - Gérer l'accueil et l'organisation du site : accueil physique (enregistrement au registre d'entrée, remise des équipements), prise de rendez-vous et préparation des salles de réunion, des kits visiteurs et organisation du café/petit déjeuner. - Organisation et préparation des formations sur site (SST, Incendie, habilitation électrique, etc.). - Suivi des prestataires de nettoyage des bureaux de Rungis. - Gestion des échanges avec les prestataires (recyclage, blanchisserie, chaussures de sécurité). - Gestion du courrier (réception du courrier postal). Gestion des stocks et commandes - Saisie de la traçabilité des sorties de stock de la finition. - Participation à l'inventaire et saisie des données dans le logiciel. - Organisation des formations de dégustation et passage des commandes via le logiciel Gourmet. - Commande et suivi des livraisons de matériel et fournitures. - Suivi des factures avec la comptabilité (envoi de mails au service comptabilité). - Impression des étiquettes et contrôle balance, en lien avec le service Qualité. - Suivi des volumes de production réalisés sur la semaine/mois/année. Communication - Élaboration des comptes rendus de réunion et affichage des informations pertinentes. - Rédaction et traitement des courriers électroniques et papiers (mail de validation recrutement, journée d'essai, etc.). - Mise à jour de l'affichage des recettes à chaque changement de cadencier. - Réalisation de présentations (PowerPoint) et mise en forme de divers documents (impression de tableaux, étiquettes). - Création de visuels, tableaux de bord et notes de service pour la communication interne (information sur les événements de la Maison, nouveaux cadenciers, compte rendu de réunions, etc.).