Nous recherchons un assistant ou une assistante formation pour rejoindre notre équipe dédiée à la coordination des formations de notre organisme de formation. Il ou elle sera chargé(e) de : - Coordonner le dispositif de formation: * Accueil téléphonique et suivi mails * Identifier les besoins des clients * Planifier les sessions en collaboration avec les clients et les formateurs * Recueillir et transmettre les informations nécessaires aux intervenants * Renseigner les tableaux de suivi de planification (sessions confirmées et prévisionnels) - Suivre et contrôler la conformité administrative et financière des actions de formation (Qualiopi): * Etablir les devis * Préparer les documents administratifs et pédagogiques en conformité avec la certification QUALIOPI et les envoyer sur site (Emargement.) * Etablir, transmettre et vérifier le retour des conventions signées * Transmettre et enregistrer les fiches navettes * Constituer les dossiers administratifs des formateurs * Contribuer à la démarche qualité (actualiser les procédures et tableau de suivi) - Effectuer le suivi pédagogique et administratif des actions de formation * Saisir les actions de formation dans le logiciel FORMDEV * Etablir les factures clients * Contrôler les documents des intervenants (feuille de frais et facture) * Transmettre des livrets pédagogiques et documents règlementaires par mail après la formation * Réaliser la partie pédagogique sur le BPF - Analyser les actions (reporting, indicateurs.): * Evaluer la satisfaction des stagiaires et des clients * Mettre en œuvre et actualiser les tableaux de suivi des indicateurs * Proposer des axes d'amélioration - Assurer la facturation et le contrôle de gestion * Vérifier les factures des intervenants et les frais de déplacements/justificatifs pour transmission à la comptabilité * Etablir et transmettre les factures aux clients * Relancer les factures impayées * Remplir le tableau de contrôle de gestion - Participer aux projets du réseau Le poste est basé au siège social - 100% en présentiel CDI à temps plein