Intitulé du poste : Office Manager / Assistante de direction confirmée Entreprise : Citotrad Lieu : Saint-Ouen Contrat proposé : Stage immersion Horaires : du lundi au vendredi - 9h à 17h30 Présentation de l'entreprise Citotrad est une entreprise en plein développement, spécialisée dans l'interprétariat public, social et judiciaire. Grâce à sa plateforme numérique et à son réseau d'interprètes, elle facilite la communication entre les institutions et les publics non francophones, dans un esprit de service, de rigueur et d'humanité. Dans le cadre de sa structuration interne, Citotrad recrute une Office Manager / Assistante de direction expérimentée, capable d'assurer un rôle transversal de coordination administrative, organisationnelle et humaine. ________________________________________ Une prise de poste en deux temps Avant de finaliser une embauche en CDI, Citotrad propose une période d'immersion professionnelle de deux mois, encadrée par une convention avec une structure de l'insertion . Cette période a pour objectif de permettre à la candidate de découvrir nos outils, nos méthodes, notre environnement, et de s'approprier les missions à son rythme, tout en construisant une intégration progressive et durable. Il s'agit d'un temps de préparation à l'emploi, permettant de poser des bases solides avant un engagement définitif. ________________________________________ Missions principales Soutien à la direction - Gestion de l'agenda de la direction générale - Organisation des réunions, rédaction de comptes rendus - Suivi des priorités, filtrage des demandes - Mise en forme de documents (notes, courriers, tableaux.) Gestion administrative - Suivi des dossiers du personnel, archivage, mises à jour - Traitement des e-mails, courriers, relances - Interface avec les partenaires institutionnels - Préparation des dossiers administratifs pour OPCO, Pôle emploi, etc. Comptabilité courante - Suivi des règlements et pièces justificatives - Préparation des éléments mensuels pour l'expert-comptable - Gestion de la facturation via CHORUS Pro (obligatoire) - Rapprochements simples, relances clients/fournisseurs Coordination interne - Suivi des outils (tableaux de bord, plannings) - Bonne maîtrise de la suite Office (Word, Excel, Outlook) - Utilisation du CRM Monday.com appréciée - Appui à la logistique quotidienne Accueil et relation professionnelle - Accueil physique et téléphonique des partenaires, prestataires - Traitement des demandes internes et externes - Représentation soignée et discrète de l'entreprise ________________________________________ Profil recherché - Minimum 5 ans d'expérience dans un poste similaire - Expérience préalable en PME ou TPE appréciée - Maîtrise impérative de CHORUS Pro - Excellente expression écrite et orale - Rigueur, organisation, confidentialité - Sens du service, posture proactive ________________________________________ Conditions -Lieu : Saint-Ouen (93) - Temps plein : 35h/semaine - Période de découverte : 2 mois sous convention (immersion professionnelle) -Contrat proposé : CDI à l'issue de la période si conditions réunies Pour candidater Merci d'envoyer votre CV rh@citotrad.fr