L'Institut de Formation Santé Soin Social de l'Éducation nationale (IF3S-EN) regroupe les IFAS et IFAP (Institut de Formation Aide-Soignant ou Auxiliaire de Puériculture) portés par l'Éducation nationale. Il s'inscrit dans le contexte de fort besoin en recrutement, donc en qualification et professionnalisation des personnels dans le secteur sanitaire et social. Missions principales : Sélections Mise en page et preparation des documents de l'IF3S.EN Mise en ligne sur l'ENT Renseignements téléphoniques des candidats Réception, tri des dossiers de selection, en lien avec le siege Enregistrement des candidats et des jurys sur YPAREO Accueil des candidats et des jurys Récupération des pièces administratives pour le paiement des jurys, suivi et relance Saisie des notes et absences sur FORMEIS (nouveau : via YPAREO) Préparation et envoi des courriers (admission, refus, liste complémentaire) via FORMEIS/YPAREO Récupération des coupons réponse Édition des listes (principale et complémentaire) sur FORMEIS Préparation du PV de sélection, organisation des Jurys Suivi administratif Gestion de la boîte de messagerie de l'IFAS/IFAP et du courrier postal : ventilation, et/ou duplication, traitement Rédaction : bordereaux d'envoi, courriers, mails, tableaux Gestion des appels téléphoniques : renseigner, filtrer, orienter, prendre les messages Gestion des absences et des remplacements des élèves Accueil du public : enseignants, services, élèves, personnes extérieures Gérer les relations internes et externes (favoriser une communication) Assurer la confidentialité des données Mise à jour des logiciels de gestion des promotions Classement Traitement dossiers ponctuels : fiches de sortie, fiches intervenant, transports, changement de situation, autorisation absences, grève, A.T. Mise à jour du tableau d'affichage des élèves Rentrée Préparation des dossiers élèves Préparation des documents administratifs : droit à l'image, règlement intérieur, livret d'accueil, planning Suivi et relance des documents manquants (médecin, sécurité sociale, etc.) Saisie des effectifs sur FORMEIS / YPAREO Préparation des attestations d'entrée en formation Saisie des effectifs sur SOLSTISS Transmission du code établissement pour les demandes de bourse Ajout et suivi des demandeurs d'emploi sur KAIROS Suivi des élèves GRETA et autres financements (attestations, conventions, fiches de présence) Traitement des dossiers de rémunération région (ASP DEFI) Suivi des absences / retards sur FORMEIS / YPAREO Accompagnement des formateurs pour accès (badge, carte repas, clés, etc.) Préparation des dossiers élèves pour jury Suivi des stages Publipostage et envoi des capacités d'accueil Relance et archivage des capacités d'accueil Saisie des lieux et affectations sur FORMEIS / YPAREO Mise à jour des données des lieux de stage Impression, signature et envoi des conventions Suivi des conventions de stage Envoi des tableaux d'affectation aux structures, formateurs et élèves Transmission des documents spécifiques aux structures de stage Impression des fiches de compétences et de présence Saisie des compétences sur FORMEIS / YPAREO Suivi des absences et litiges en stage Préparation et signature des avenants de rattrapage Gestion Mise à jour des coordonnées des élèves Accueil téléphonique et gestion de la messagerie Collaborer avec la formatrice référente à la préparation des ICOGI (sélections, graphiques, documents) Participer aux réunions, assurer la prise de notes et contribuer au suivi des decisions Participation aux enquêtes DREES et autres Participation au salon TAF Saisie des absences / retards sur FORMEIS / YPAREO Saisie des notes des examens Gestion de demandes diverses Ventilation des mails / appels Préparation des documents de rattrapage Archivage papier et numérique Demandes de devis et gestion des bons de livraison Réception des colis, bon de commande Logistique