Offre n° 194TCHW
Assistant administratif / Assistante administrative de projet (H/F)

Actualisé le 07 juillet 2025

La société ESSOR AMO et Conseil, spécialisée dans l'assistance à la maîtrise d'ouvrage, recherche un Assistant Administratif Projets H/F en CDI. Poste basé à Lille (59). Le savoir-faire d'ESSOR s'articule autour d'expertises complémentaires, toutes liées à l'univers de la construction immobilière professionnelle. A travers ces filiales, ESSOR est en capacité de prendre en charge un projet d'immobilier d'entreprises depuis sa stratégie de financement à la livraison du bâtiment. Rejoindre notre groupe à taille humaine dans lequel l'humain est au cœur de nos préoccupations, c'est partager des valeurs communes : le service client, la loyauté, l'engagement et l'accomplissement personnel. Vos missions : Sous la responsabilité du Directeur d'Agence, vous interviendrez en appui sur plusieurs projets en parallèle et serez l'interface entre les interlocuteurs internes et externes sur les sujets administratifs. A ce titre, vos principales missions seront : 1) Appui administratif, financier aux projets : - Collecte des documents administratifs nécessaires à la réalisation des études préalables, des programmes ; - Participation à la réalisation des études de site ; - Préparation, organisation et suivi des procédures de sélection des différents prestataires (organisation des consultations, rédaction des pièces administratives, constitution des dossiers de consultation, participation aux analyses des candidatures et des offres, rédaction des rapports, suivi des actes) ; - Préparation des supports de présentation, des PV de jury, des différents courriers ; - Préparation des marchés, des actes administratifs (OS, avenants) ; - Suivi financier des projets (saisie, attestation de paiement) sous la responsabilité du chef de projet ; - Suivi des attestations d'assurances des différents prestataires ; - Vérification et gestion des dossiers de sous-traitance ; - Préparation administrative des DOE et des DGD ; - Gestion des dossiers de sinistres et de contentieux. (Préparation les dossiers en rassemblant les documents nécessaires aux procédures, communication de l'ensemble des correspondances et pièces divers au service juridique du groupe) ; - Reporting auprès de l'équipe et du directeur de l'agence. 2) Appui au suivi et développement commercial de l'agence : - Veille commerciale via les différents outils à disposition ; - Mise à jour des documents commerciaux utilisés ; - Organisation, en lien avec le directeur de l'agence ou avec l'équipe, des réponses aux appels d'offres et aux consultations (dossier administratif des membres des groupements, récolte des pièces administratives.) ; - Enquêtes de satisfaction clients. 3) La gestion courante administrative de l'agence : - La gestion de l'accueil téléphonique des clients et des fournisseurs ; - La gestion du courrier et des mails ; - Le traitement de l'information, classement et archivage des documents (contrats, commandes, factures) ; - L'organisation des plannings, des déplacements et réservations ; - La gestion de l'Office Management. Le profil : De formation Bac à Bac+3 en gestion administrative, assistanat technique ou gestion d'entreprise, vous justifiez d'une expérience d'au moins 5 ans en tant qu'assistant(e) de gestion ou technique, idéalement dans un service travaux, un cabinet d'architecture ou un bureau d'études. L'exercice de votre fonction nécessite l'utilisation d'outils informatiques généraux et spécifiques (tableurs, internet, logiciel comptable BIM OFFICE, pack office complet). Doté(e) d'une très bonne aisance relationnelle, vous saurez faire preuve de souplesse et d'adaptabilité face aux différents interlocuteurs internes et externes. Votre esprit d'initiative, votre rigueur administrative et votre sens de l'organisation seront des qualités indispensables dans la conduite des dossiers.

Type de contrat

CDI
Contrat travail

Durée du travail

37H/semaine Travail en journée

Conditions de travail

Possibilité de télétravail

Salaire

Salaire brut : Mensuel de 2000.0 Euros à 2900.0 Euros sur 12.0 mois
Primes
Mutuelle

Déplacements

Déplacements : Jamais

Profil souhaité

Expérience

5 An(s)Cette expérience est indispensable

Formation

Bac ou équivalent Secrétariat assistanat projet - Gestion administrative Cette formation est indispensable

Compétences

Accueillir, orienter, renseigner un publicCette compétence est indispensable
Améliorer des procédures administrativesCette compétence est indispensable
Assurer la gestion administrative d'une activitéCette compétence est indispensable
Assurer le suivi de dossiers administratifsCette compétence est indispensable
Assurer le suivi des commandes avec les fournisseursCette compétence est indispensable
Classer des documentsCette compétence est indispensable
Collaborer avec les équipes pour optimiser les flux de travailCette compétence est indispensable
Communiquer avec ses collègues ou avec son hiérarchique par tous moyens disponibles (téléphone, mails ou via un carnet de liaison)Cette compétence est indispensable
Concevoir un devis ou un projet de contratCette compétence est indispensable
Créer, ouvrir les comptes des nouveaux clients (propositions commerciales, devis, commande/contrat, informations nécessaires à la livraison et à la facturation)Cette compétence est indispensable
Développer des stratégies pour améliorer l'efficacité administrativeCette compétence est indispensable
Effectuer le suivi des commandes, la facturationCette compétence est indispensable
Elaborer des tableaux de bordCette compétence est indispensable
Emettre un appel ou une relance téléphonique des clients ou des prospectsCette compétence est indispensable
Fournir des devis détaillés et des explications sur les coûtsCette compétence est indispensable
Fournir des informations claires et précises par téléphoneCette compétence est indispensable
Gérer et traiter des données (recherche, recueil, analyse, priorisation, diffusion, classement, suivi)Cette compétence est indispensable
Gérer les appels téléphoniques entrants et sortantsCette compétence est indispensable
Gérer les documents administratifs et financiers liés aux transactions (contrats, factures, etc)Cette compétence est indispensable
Gérer les factures et les recouvrements en liaison avec les services comptable, juridique, contentieuxCette compétence est indispensable
Maintenir une relation clientèle de qualitéCette compétence est indispensable
Maintenir à jour les dossiers administratifsCette compétence est indispensable
Mettre à jour un dossier, une base de donnéesCette compétence est indispensable
Organiser des déplacements professionnelsCette compétence est indispensable
Organiser des réunions internesCette compétence est indispensable
Relayer de l'informationCette compétence est indispensable
Réaliser la gestion administrative des contratsCette compétence est indispensable
Rédiger un rapport, un compte rendu d'activitéCette compétence est indispensable
Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clientsCette compétence est indispensable
Utiliser les outils numériquesCette compétence est indispensable
BTS gestion de la PME
BUT spécialité gestion des entreprises et des administrations parcours gestion comptable, fiscale et financière
BUT spécialité gestion des entreprises et des administrations parcours gestion, entrepreneuriat et management d'activités
Diplôme de gestion et management des entreprises
Gérer les réservations et les itinéraires de voyage
Gérer un planning
Optimiser la performance de l'organisation
Planifier et mettre en œuvre des projets administratifs
Promouvoir une culture d'amélioration continue
Vérifier les factures et les paiements