L'ETABLISSEMENT Le Centre Hospitalier du Bois Petit est un établissement public de santé sanitaire et médico-social, dont le site principal est situé au plein sud de Sotteville-Lès-Rouen et en bordure du bois de la Garenne. L'établissement est à vocation gériatrique et son activité est répartie sur 3 sites : Site de Bois Petit, Sotteville-Lès-Rouen : 30 lits de SMR et 241 lits et places d'EHPAD (HP HT PASA AJ et UHR). L'EHPAD des 4 Saisons, Petit Quevilly : 79 places d'hébergement permanent. L'EHPAD la Pléiade, Rouen : 78 places d'hébergement permanent dont 12 d'UVP et 2 hébergement temporaire. LE METIER L'assistante de direction assure un soutien administratif, méthodologique et organisationnel auprès du directeur délégué. Elle contribue activement au bon fonctionnement de la direction, en appui des projets institutionnels, des instances et du pilotage stratégique. Elle travaille en coordination avec les services internes et les partenaires externes (ARS, GHT, collectivités). MISSIONS PRINCIPALES 1. Appui administratif et organisationnel Gestion de l'agenda du directeur et des directrices adjointes (prise de rendez-vous, arbitrages, rappels) Organisation des réunions de direction (convocations, logistique, comptes rendus) Rédaction, mise en forme et suivi de courriers, notes, rapports, décisions Suivi des parapheurs et des échéances importantes 2. Gestion des instances Appui à l'organisation et au suivi des instances réglementaires et consultatives (CS, Directoire, CME, CVS,) Gestion des convocations, préparation des dossiers, rédaction des comptes rendus, diffusion des documents et suivi des actions 3. Gestion des dossiers institutionnels Suivi et gestion des conventions (partenariats, prestations, mise à disposition) Appui au montage et au suivi des appels à projets (veille, coordination des contributions, transmission aux tutelles) Suivi des réclamations usagers (réception, transmission, traçabilité, appui au traitement) Participation à la stratégie de communication interne et externe, en lien avec la direction de la communication (relecture de supports, coordination de contenu, participation à certains événements) Soutien méthodologique sur des projets transversaux portés par la direction Communication : coordination de l'actu du CH du Bois Petit 4. Pilotage du Conseil Local en Information et Coordination (CLIC) Appui à la planification des actions du CLIC Organisation des réunions partenariales et rédaction de comptes rendus Suivi de la convention avec les financeurs (Département, ARS) Contribution à la communication et à la valorisation des actions du CLIC Appui administratif et suivi budgétaire en lien avec la direction Encadrement des 3 assistantes sociales 5. Appuis ponctuels transversaux Renfort ponctuel possible au service des ressources humaines (organisation, convocations, suivi administratif). Suivi des demandes d'autorisation spéciales d'absences syndicales Renfort possible au service des achats (traitement administratif, appui sur certains dossiers) PROFIL RECHERCHE Compétences attendues : Très bonne maîtrise des outils bureautiques (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) Capacité à organiser, prioriser et suivre plusieurs dossiers en parallèle Solides compétences rédactionnelles et sens de la synthèse Sens de la confidentialité, discrétion, rigueur Qualités relationnelles, diplomatie et adaptabilité CONDITIONS D'EXERCICE Poste à temps plein basé au Centre Hospitalier du Bois-Petit Horaires variables selon l'agenda de direction et les instances Poste polyvalent, demandant réactivité et autonomie Rémunération selon la grille indiciaire de la fonction publique hospitalière + régime indemnitaire