VOS MISSIONS Rattaché au Service Hydraulique et Infrastructures mais opérant de façon transverse pour les trois services suivants : * 0108 Service Hydraulique et Infrastructures * 0104 Service Electromécanique * 0110 Service Génie Civil Vos missions seront liées à la vie des trois services et à la conduite de leurs procédures administratives et de gestion : * Accueil des appels téléphoniques et des visites des différents intervenants (client, administration, entreprises, fournisseurs, autres, .) * Participation aux offres d'ingénierie : préparation des candidatures et des offres y compris rédaction au besoin d'une partie des méthodologies pour la partie présentation des services, de leur moyens humains et techniques * Participation à la gestion RH des services : * Appui des responsables de service dans l'organisation des plans de formations internes et ceux à dispenser * Travail de recherche en ligne des profils en cours de recrutement, première prise de contacts, organisation des rendez-vous avec les responsables techniques en charge des recrutements * Accueil des collaborateurs, mise en place/tenue des procédures d'accueil * Participer à l'amélioration des documents qualité * Gestion des références au sein des services : * Initialisation des fiches références, validation avec le chef de projet, établissement des certificats de capacité * Intégration dans l'outil * Gestion administrative des contrats de sous-traitance après signature des contrats (établissement des DA, suivi des BRC, .) * Assurer l'interface avec le service comptabilité * Assurer l'interface avec le service du personnel * Appui des responsables de services dans la mise à jour des documents supports de chaque service * Diffuser les règles de gestion auprès des responsables d'affaires/ingénieurs d'études * Appuyer les équipes dans le respect des procédures, modèles,.. * Gestion administrative des besoins des services : * Suivi des contrats de logiciels * Achats de fournitures * Gestion des titres de transports * Gestion administratives des documents et des courriers * Dépouillement, enregistrement, diffusion * Préparation et envoi de la correspondance générale * Classer et archiver les documents et courriers * Tenue des tableaux de bord de pilotage de la structure, Le besoin temporaire pourrait être amené à se pérenniser en fonction de l'activité du service. VOTRE PROFIL Savoir faire * Maîtrise indispensable des outils bureautique (Word, Excel, ..) * Présentation des documents, orthographe et syntaxe * Connaissance des différents intervenants à l'acte de construire * Connaissances de base du code des marchés publics (non indispensable) * Capacité à prendre rapidement connaissance des outils de gestion et de l'organisation du groupe Savoir être * Organisation personnelle, autonomie, prise d'initiative * Capacité de travail en équipe * Rigueur, fiabilité, méthodes, respect des procédures * Discernement * Sens de l'accueil Expérience minimum de 2 à 3 ans dans un poste similaire - Une première expérience dans le monde du BTP, de l'architecture ou de l'ingénierie sera un plus.