Présentation d'UniHA UniHA (Union des hôpitaux pour les achats) est un groupement de coopération sanitaire de droit public (GCS). Il est le premier acheteur public en santé avec 7,7 milliards d'euros d'achat en 2025 dont 70% de médicaments et dispositifs médicaux et agit pour le compte de ses 1500 adhérents et de 123 groupements hospitaliers de territoire. Nature de l'emploi à pourvoir Sous la responsabilité d'un coordonnateur pharmacien hospitalier, et au sein de la Direction des achats de produits de santé d'UniHA, l'assistant administratif aura la charge d'assister le pharmacien acheteur. Missions principales Passation des marchés - Participation au recensement des besoins : contribution à la consolidation des besoins exprimés, préparation de supports de synthèse pour les réunions. - Appui à la rédaction des pièces de consultation : mise en forme des documents contractuels (RC, CCAP, CCTP) à partir de trames existantes, relecture critique, vérification de la cohérence entre les pièces, sous la supervision de l'acheteur. - Saisie des offres dans les outils métiers : enregistrement des données dans les logiciels de gestion des marchés, contrôle de la complétude des informations. - Gestion des spécimens et échantillons : réception, tri, étiquetage et archivage des documents ou produits transmis par les candidats. - Contribution à l'analyse des offres : élaboration de tableaux comparatifs, extraction de données techniques ou financières, participation aux réunions d'analyse avec les acheteurs. - Préparation des notifications : rédaction des courriers de notification, vérification des pièces contractuelles, envoi aux titulaires et suivi des retours. - Transmission aux adhérents : diffusion des marchés notifiés aux bénéficiaires, gestion des accusés de réception et archivage. - Relations avec les parties prenantes : traitement des demandes courantes des fournisseurs et des adhérents, orientation vers les interlocuteurs compétents en cas de besoin, interactions avec les services supports (juridique, espace documentaire, support applicatif .) Suivi des marchés - Archivage contractuel : classement physique et numérique des marchés, mise à jour des bases de données, respect des procédures d'archivage réglementaire. - Rédaction d'avenants et de certificats : élaboration de projets d'avenants, certificats de bonne exécution ou attestations diversesen lien avec les évolutions contractuelles. - Suivi des indicateurs et reporting : alimentation des tableaux de bord, extraction de données pour les bilans périodiques, participation aux réunions de suivi avec les services supports. - Traitement des sollicitations techniques : réponse aux demandes simples relevant de son périmètre, transmission des questions complexes aux experts de la filière. Profil recherché Compétence Techniques - Première expérience dans les achats - Connaissance sur les procédures des marchés publics serait un plus Qualités personnelles - Sens de la communication - Aisance relationnelle - Bonne qualités orale et écrite - Capacité d'analyse et de synthèse - Excellente communication orale et écrite - Aisance téléphonique et relationnelle - Sens du service, discrétion et esprit d'équipe - Maîtrise de la suite OFFICE (Très bon niveau en EXCEL) Conditions d'emploi - Type de contrat : CDI - Date de prise de fonction : Dès que possible - Période d'essai : 3 mois, renouvelable - Résidence administrative : Lille - Lieu de travail : CHU de Lille - Déplacements pour des réunions nationales (Paris ou Lyon) : occasionnels - Rémunération : selon expérience et profil - Cotisation prévoyance collective intégralement prise en charge par l'employeur - Temps de travail hebdomadaire annualisé : en compensation de la durée de travail effectif hebdomadaire de 38h20