MISSIONS AFFERENTES AU POSTE : Il/elle assure la gestion administrative et budgétaire de la direction et accompagne les responsables de service de la direction grâce à la mise en place d'outils de gestion. - Il/elle accompagne l'assistant administratif, coordonne, organise et évalue les missions de coordination de la direction. - Il/elle est chargé(e) de garantir l'organisation, la supervision et le bon fonctionnement des dispositifs de contrôle des accès aux différents sites portuaires (Jarry, Pointe-à-Pitre, Bergevin, etc.), dans le respect de la réglementation en vigueur (Code ISPS, Code des ports maritimes, législation nationale en matière de sûreté et sécurité. ACTIVITES PRINCIPALES : Gestion administrative et communication de la direction : - Gérer l'assistanat de la direction - Assurer l'organisation de l'agenda - Assurer la préparation et le suivi des dossiers (décisions, délibération,...) - Suivre les conventions liées à l'activité de la direction - Rédiger les comptes rendus de réunion de la direction - Gérer l'organisation logistique des réunions - Gérer les commandes de fournitures - Assurer l'archivage des services - Saisie informatique des courriers, rapports, documents administratifs de déclaration, tableaux de suivi, - Assurer la gestion quotidienne des demandes d'accès aux installations portuaires. - Superviser le traitement des demandes d'accès (badges, autorisations, laissez-passer, etc.) - Garantir le bon fonctionnement et le paramétrage du système informatisé de traitement des demandes d'accès (mise en production fin mai). - Coordonner les correspondants sûreté des entreprises usagères (environ 600 correspondants). - Suivre les formations e-learning des usagers, depuis le déploiement de l'application au début de l'année 2025. - Traiter les demandes et assurer le suivi des habilitations administratives via l'application CEZAR. - Superviser le contrôle effectué par les agents d'accueil du prestataire privé : vérification des missions des usagers (prestataires et chauffeurs routiers) avant accès. - Garantir la conformité des accès avec les règles ISPS et les procédures internes - Assurer et développer la communication de la direction. Gestion budgétaire : - Participer au suivi budgétaire des services de la direction (dépenses et recettes) - Réaliser les bons de commande, engagements et liquidations de facture des services de la direction - Gérer la facturation et l'encaissement des paiements des badges (2 500 badges permanents, 483 sociétés). - Mettre à jour les bases de données liées aux accès et aux autorisations. Dans le cadre de l'amélioration continue, le ou la coordinateur.rice administratif.ve est également chargé(e) de : - Proposer des actions d'amélioration du dispositif de contrôle d'accès ; - Contribuer à la modernisation des outils (numérisation, système de contrôle automatisé, badges RFID.) ; - Piloter le déploiement et l'optimisation du système de traitement informatisé des demandes d'accès, et assurer le lien avec le prestataire technique. - Animer le réseau des correspondants sûreté des entreprises, organiser des points de suivi réguliers et faire remonter les besoins. - Mettre en place des indicateurs de performance pour le suivi des formations e-learning et proposer des actions correctives. - Optimiser les processus de demande et de suivi des habilitations administratives sur l'application CEZAR. - Contrôler la qualité et la conformité des procédures de vérification réalisées par le prestataire, proposer des plans d'action. - Piloter le processus complet de facturation des badges, du calcul des tarifs à l'émission des factures et au suivi des règlements. Relations internes et externes - Interne : Directeur de la sûreté/sécurité, service Exploitation, Ressources Humaines, Direction Financière, DSI. - Externe : Prestataire informatique, prestataire d'accueil, correspondants sûreté des entreprises, fournisseurs. Formation : - Bac +2 à Bac +4 dans le domaine de la logistique, de la gestion