Le poste : Votre agence d'intérim PROMAN recrute Un Assistant administratif H/F Vous aurez pour mission d'assister la Direction dans la gestion administrative des activités du pôle affichage, avec pour objectif d'optimiser les résultats de l'entreprise. Les tâches prioritaires incluent : - Assurer la gestion administrative de l'activité courante, incluant la facturation et le recouvrement. - Créer les documents administratifs liés à l'exploitation du parc de panneaux (contrats, avenants de location, baux de location d'emplacement). - Constituer et transmettre les dossiers de baux. - Veiller au suivi des baux, y compris leur vie et leur fin. - Suivre les bouclages des impressions de panneaux. - Maintenir un contact privilégié avec la filiale SIGMA pour les devis et chantiers récurrents. - Garantir la complétude des dossiers clients. - Gérer les relations avec les clients, fournisseurs et bailleurs. - Assurer le suivi des encaissements et du recouvrement. - Collaborer avec les prestataires infographistes. - Émettre des factures et contrôler le calcul des commissions des commerciaux. - Respecter la procédure de classement informatique et physique. Les tâches secondaires comprendront : - Alimentation et suivi des reportings et bases de données d'activités. - S'assurer de la conformité réglementaire de l'implantation des dispositifs d'affichage. - Gérer les relations avec les autorités tutelles de l'activité d'affichage. - Collaborer sur la partie commerciale (mailing). - Suivre le matériel nécessaire à l'entretien et au développement du parc affichage. - Traiter les mails et demandes diverses. - Rédiger des courriers de résolution de litiges clients/fournisseurs. - Gérer les imprévus liés au poste. - Proposer des solutions pour améliorer la gestion par l'outil informatique et les logiciels dédiés. - Mettre à jour les tarifs applicables. - Garantir la qualité de service et assurer la satisfaction de la clientèle. - Détecter les problèmes et proposer des solutions. - Effectuer le classement et archivage régulier des documents. - Gérer les affiches LC papier, en collaboration avec le colleur. - Suivre les devis en appui avec Direx. - Gérer les rappels aux clients pour leurs campagnes et obtenir les visuels. - Mettre à jour le calendrier des campagnes. - Gérer les contrats clients LC. La mission est basée à BAIE MAHAULT Poste à pourvoir rapidement. Profil recherché : Compétences requises : - Maîtrise des logiciels de secrétariat et de gestion de tableaux. - Connaissances approfondies des réseaux informatiques. - Capacité à organiser et prioriser le travail selon les enjeux et les délais. - Rigueur et précision dans le respect des délais. - Capacité à s'intégrer dans une chaîne de décisions. - Aptitude à gérer des situations d'urgence avec efficacité. - Sens de l'initiative et proactivité. Qualités professionnelles : - Esprit d'équipe et collaboration. - Flexibilité pour s'adapter aux besoins changeants de l'entreprise. - Capacité d'analyse et de synthèse. - Excellent relationnel avec les interlocuteurs internes et externes. - Autonomie et sens de l'organisation. Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.