Nous recherchons notre SECRETAIRE DE DIRECTION H/F Poste à pourvoir en CDI. Volume horaire annuel modulable assuré : Temps partiel à 60% sur un temps plein de 1607h Catégorie : PAT (Personnel Administratif et Technique) selon la convention collective OEFMT Rémunération : selon la convention collective OEFMT Vos missions : Vous agissez sous la responsabilité du directeur adjoint en charge du centre de formation continue et apprentissage, auquel vous faites régulièrement du reporting. Ainsi qu'en collaboration avec l'équipe PAT de l'établissement. Missions communes : - Exercer un devoir de réserve et de confidentialité en ce qui concerne l'établissement et les personnes - Respecter et être acteur de notre charte du bien vivre ensemble dans notre travail - Respecter et observer nos projets, éducatif et d'établissement - Veiller au respect de l'application du règlement intérieur - Contribuer à l'insertion scolaire, sociale et professionnelle des jeunes et adultes - Contribuer au rayonnement et à l'image du lycée sur le territoire Missions spécifiques au poste : - Gérer l'accueil physique et téléphonique. - Contribuer aux missions du secrétariat. - Assister la direction dans ses missions administratives, financières, RH et pédagogiques et qualité. - Assurer le suivi et les démarches administratives liées aux apprenants, aux familles, aux entreprises et inhérentes à la mise en place des formations. - Assurer la transmission des éléments nécessaires au suivi financier et comptable en lien avec l'aide comptable - Réalise un point hebdo avec le directeur adjoint en charge du service afin de faire un état des lieux de l'avancée des tâches administratives et des missions restants à réaliser. - Assiste le suivi des dossiers pré inscriptions et inscriptions des apprenants en collaboration avec le chargé de recrutement, jusqu'à la vérification de la complétude du dossier d'inscription avant le passage de relai aux responsables de formations. - Réalise les conventions de formations, les devis et les contrats (apprentissage, financement propre, professionnalisation, formations courtes, accompagnement VAE, CIF .), les relances auprès des OPCO, des apprenants et entreprises sur sollicitation de la comptable et du directeur adjoint. Cette liste de missions peut évoluer selon les souhaits de développement du service par l'équiper de direction. Les tâches administratives font parties de votre quotidien. Compétences : - Capacité confirmée à la communication (écoute, disponibilité, relationnel, sens du contact, écrit) - Travail en équipe et en partenariat - Maîtrise de la bureautique et des outils informatiques : office, Word, Excel, power point, école directe . - Anticipation et autonomie dans l'organisation du travail - Rendre compte de ses activités professionnelles - Connaissance des publics (apprenants, familles, partenaires) et des collaborateurs (personnels du lycée, institutions) - Discrétion et confidentialité quant aux situations repérées - Prendre de la distance face à certaines situations - Maîtrise rédactionnelle De façon générale, vous interviendrez en collaboration avec le directeur adjoint du centre afin de favoriser le développement du centre de formation continue et d'apprentissage. En cas d'absence, vous veillerez à la transmission, au suivi et au conseil des missions à réaliser par une tierce personne.