L'assistant/e de formation joue un rôle essentiel dans le bon fonctionnement quotidien du centre de formation. Il/Elle est chargé/e d'apporter un soutien administratif et logistique à l'équipe pédagogique et aux apprenants. Il/Elle contribue à garantir une expérience de formation fluide et efficace pour tous les participants. Missions : 1. Gestion Administrative : - Assurer l'accueil téléphonique et physique des appels et visiteurs. - Gérer les inscriptions des apprenants et maintenir à jour la base de données des participants. - Préparer et distribuer les documents nécessaires aux sessions de formation. - Traiter les demandes de renseignements et fournir un support administratif aux formateurs et aux apprenants. - Gérer les signatures électroniques des apprenants - Gérer les dossiers de candidature, traitement des demandes de dossiers de candidature (Mails, formulaires, conventions, attestations.) - Transmettre les questionnaires de satisfaction et assurer le suivi. - Mettre en place des emplois du temps en collaboration avec l'aide des responsables formation - Assurer le suivi des apprenants d'une formation longue certifiante (concours d'entrée, jury d'admission, examens, rattrapages, conseil des professeurs, jury de soutenance de mémoires) - Gérer la facturation et le suivi jusqu'au recouvrement. 2. Logistique : - Organiser les salles de formation, en s'assurant qu'elles sont équipées et prêtes pour les sessions. - Coordonner les besoins matériels pour les formations (matériel audiovisuel, fournitures de bureau, etc.). - Gérer les réservations restaurant - Gérer les stocks de denrées. 3. Communication : - Assurer la circulation fluide de l'information entre l'équipe pédagogique, les apprenants et les différents départements. - Envoyer des rappels et des confirmations aux participants avant les sessions de formation. - Aider à la création et à la diffusion de documents de communication relatifs aux programmes de formation. 4. Support Technique : - Apporter une assistance technique de base aux apprenants pour l'utilisation des équipements audiovisuels et informatiques. - Coordonner avec l'équipe technique pour résoudre les problèmes techniques pendant les sessions de formation. Salaire : 34 000K Lieu : Paris 8 Contrat : CDD Qualifications Requises : - Diplôme d'études secondaires requis, une formation supplémentaire en administration ou en gestion est un avantage. - Expérience préalable dans un rôle administratif ou de soutien logistique. - Excellentes compétences en communication écrite et verbale. - Capacité à travailler de manière autonome et à gérer plusieurs tâches simultanément. - Maîtrise des outils informatiques et logiciels de bureautique (Pack Office : Excel, Word, etc.), - Capacité à maintenir la confidentialité des informations sensibles. Compétences Additionnelles Appréciées : - Connaissance d'un systèmes de gestion de la formation, idéalement AGATE. - Expérience dans le domaine de la formation professionnelle. L'assistant/e au centre de formation est un membre clé de l'équipe, fournissant un soutien indispensable à la réalisation des objectifs de formation. Il/Elle doit être organisée, communicative et avoir une approche orientée vers le service pour assurer le succès continu des programmes de formation.