Référence CSP: 2025-2137413 Sous l'autorité du chef de service et de son adjoint et en lien avec les sous directeurs le/la titulaire du poste est chargé(e) d'assurer le secrétariat de la chefferie de service et le bon fonctionnement du secrétariat du service au sein d'un pôle d'assistantes. Le travail se fait en collaboration étroite avec l'équipe d'assistant(e)s. Il/elle organise la vie du secrétariat et s'assure de : - gérer l'agenda et l'accueil téléphonique du chef de service, de son adjoint et le cas échéant des sous-directeurs ; - parallèlement à la gestion de l'agenda, préparer les réunions du service, anticiper et gérer la préparation des dossiers pour les différents rendez-vous ; - gérer les aspects logistiques (réservation de salle, réservation de créneaux en visio, bons de commande café/plateaux-repas) pour le service en lien avec les autres assistantes ; - prendre en charge l'organisation des déplacements du chef de service et de son adjoint (réservations, ordres de mission, états de frais, Chorus DT) et la préparation des dossiers de déplacement ; - prendre en charge les déplacements (réservations, ordres de mission, états de frais, Chorus DT) et la préparation des dossiers de déplacement pour une partie du service en lien avec les autres assistantes du pôle ; - assurer le suivi du circuit des parapheurs et gérer les signatures dématérialisées du chef de service, de son adjoint et le cas échéant pour les sous directeurs ; - assurer le suivi des commandes transversales ; - mettre en forme les courriers et assurer la mise à jour des modèles de courrier ; - gérer le courrier papier et électronique ainsi que l'archivage des dossiers sur le réseau informatique partagé ; assurer le suivi et l'enregistrement des questions écrites parlementaires ; - tenir à jour le fichier de contacts institutionnels ; - gérer les commandes de matériels ; - créer et suivre dans SOLON des textes réglementaires ; - assurer en suppléance le suivi du prix du gasoil (collecte des données et diffusion) ; - assurer les suppléances avec les autres secrétaires du pôle sur l'ensemble des missions. Liaison hiérarchique : Le/la titulaire est placé.e sous l'autorité hiérarchique du chef de service et de son adjoint.