Descriptif du poste: Tâches et Responsabilités 1. Gestion documentaire du projet (ISO 13485) * Assurer le pilotage opérationnel (organisation et mise en œuvre) de la procédure de gestion documentaire, en garantissant le maintien, la mise à jour, l’accessibilité et l’archivage de la documentation du projet (procédures, ‘template’, enregistrements) conformément aux exigences de la norme et de la procédure. * Organiser et animer les formations internes pour assurer la maîtrise de la gestion documentaire au sein des équipes. * Assurer un soutien méthodologique aux équipe pour le formatage des documents * Veiller à la bonne mise en forme et à la standardisation des documents. * Suivre la réalisation des actions, la résolution des problèmes liés à la procédure de gestion documentaire * Gérer les enregistrements documentaires relatifs à la prise de connaissance de la documentation quand nécessaire * Faire signer (électroniquement) les documents qualité lorsque cela est nécessaire * Piloter le déploiement d’un outil de GED (gestion électronique des documents) : organisation de la migration des documents, formation des utilisateurs et support à la prise en main.   2. Suivi Administratif des Ressources du projet a. Gestion des Ressources humaines * Collecter et enregistrer les données des collaborateur.rice.s pour la constitution et le suivi des dossiers RH. * Collaborer avec le département RH de MSF Asso pour la rédaction et la saisie des contrats conformément au droit du travail français et du Système d’Information RH de MSF. * Organiser l’arrivée des nouveaux collaborateur.rice.s : matériel, badges, briefings, intégration administrative et opérationnelle. * Maintenir à jour les tableaux de suivi des contrats du personnel (employé.e.s et consultant.e.s). * Planifier les entretiens annuels. * Diffuser le planning des déplacements/ absences/ occupation des bureaux et animer son utilisation par les équipes * Mettre en forme et diffuser les annonces de recrutement selon stratégie définie * En conformité avec la procédure RH du QMS, maintenir à jour la documentation et le reporting RH  (organigramme, tableau de bord des formations, descriptifs de postes, et autres enregistrements RH) nécessaire au suivi des indicateurs de performance. b. Gestion comptable et budgétaire du projet * Participer à la construction du budget et au suivi de son exécution avec le responsable du projet. * Contribuer à la préparation des reportings financiers et narratifs à destination des bailleurs. * Assurer le suivi des dépenses et de la refacturation en lien avec la comptabilité et le contrôle de gestion de MSF Asso et de la Fondation MSF * Vérifier et transmettre les notes de frais des employés à la comptabilité.  3. Approvisionnement * Coordonner les commandes et livraisons en fonction des besoins du projet. * Réaliser les demandes d’achat dans le Système d’Information Finance/Achat de MSF et suivre les réceptions des prestations conformément à la procédure Achat/Fournisseur Profil recherché: Formation * Formation Bac+2 minimum en qualité, gestion ou administration essentielle Expérience * Expérience professionnelle préalable (2 ans minimum) dans une entreprise avec un système de management de la qualité selon norme ISO 13485 est essentielle * Expérience confirmée dans une fonction administrative, idéalement en environnement de la santé est essentielle * Pratique préalable d'outils de GED (Gestion Electronique Documentaire) est souhaitable * Une expérience en milieu associatif est souhaitable et connaissance de MSF appréciée Compétences * Maîtrise du Pack Office * Connaissance de la norme ISO 13485 ou d’un système qualité équivalent exigée. * Aisance avec les outils informatiques : ERP, logiciels qualité. Aptitudes :  * Rigueur, organisation et vigilance * Esprit d’analyse * Capacité d’adaptation, flexibilité * Sens de l’observation * Bon relationnel et appétence pour le travail en équipe * Autonomie Langues : Anglais (B2 minimum / C1 souhaitable) et Français courant obligatoire (C1 minimum) Spécificités du poste : Statut : CDD de 1