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Assistant de Direction &Responsable Administratif -Financier H/F 34 - MONTPELLIER
Offre n° 183WJHS
Assistant de Direction &Responsable Administratif -Financier H/F
34 - MONTPELLIER - Localiser avec Mappy
Actualisé le 15 novembre 2024
Dans le cadre d'un remplacement , notre cabinet d'Architecture, recherche un.e Assistant.e de Direction en charge de la gestion Administrative et Financière de l'Agence placée sous l'autorité du Dirigeant Direction - Superviser les services administratifs et comptables, - Préparation des dossiers appel d'offre, concours d'Architecture pour le volet financier, - Gérer l'ensemble des domaines juridiques, assurer la veille et le conseil, - Veiller au respect des procédures, des règles et des normes dans la gestion des contrats et contentieux, - Anticiper et assure les besoins en personnel de l'entreprise (définition de postes, recrutement, rédaction des contrats...), - Définir, mettre en œuvre et contrôler le bon suivi de la politique en matière d'achat de l'entreprise (négocier avec les fournisseurs et les prestataires...), - Garante du respect de la confidentialité, Secrétariat - Accueil physique et téléphonique ciblé, interface/filtrage téléphonique, transmission des informations, (une assistante technique assurant le standard général), - Gestion de l'agenda et planning, organisation des réunions, prise de note et rédaction du compte rendu, organisation des déplacements; - Gestion et suivi des divers dossiers (notamment appel d'offre et concours) - Correspondances diverses, suivi et traitement du courrier commandes, facturation fournisseurs, contractuels et assuranciels, (maitrise de CHORUS PRO) - Classement, archives. Gestion de la facturation et comptabilité et relation clients - Intégration des données de l'affaire, contrats, honoraires, cotraitants etc.dans le logiciel OOTI - Etablir les facturations sur l'application OOTI (Intégration des données de l'affaire, contrats, honoraires, cotraitants, etc.) et dépôt dématérialisé sur les plateformes (CHORUS etc.) - Relation clients, suivi des encaissements des factures et relances des impayés - Mise en place, animation et suivi des réunions de facturation avec les équipes projets - Suivi des révisions des marchés et actualisation des honoraires - Concevoir, établir et actualiser les tableaux de bord financiers de la société - Être pro-actif (alerter et adapter la facturation) en cas de décalage entre le prévisionnel contractuel et l'état d'avancement des dossiers - Scanner, classer et archiver les documents contractuels et de marché - Gestion de la TVA avec le cabinet d'expert-comptable - Préparation des dossiers du personnel (contrats, paies du personnel, DUE, déclarations des accidents du travail, gestion des congés payés, etc. ...) en relation avec l'expert-comptable - Etablir les déclarations annuelles MAF - Préparer les éléments comptables pour le bilan annuel en avec l'expert-comptable PROFIL ATTENDU : Bac + 2 Exigé - Expérience de 2 à 3 ans sur le même type de poste - Avantages : Horaires flexibles - Participation au Transport -Titre-restaurant
- Type de contrat
-
CDI
Contrat travail - Durée du travail
-
35H
Travail en journée
Horaires flexibles - Salaire
- Salaire brut : Annuel de 30000.00 Euros à 36000.00 Euros sur 12 mois
- Selon Expérience + TR
Profil souhaité
Expérience
- 3 An(s) - Sur ce type de poste Cette expérience est indispensable
Formation
- Bac+2 ou équivalents Cette formation est indispensable
Compétences
- Maîtrise du Pack OFFICECette compétence est indispensable
- Assurer la gestion administrative d'une activité
- Comptabilité générale
- Gérer les ressources humaines
- Réaliser des opérations comptables
- Superviser les procédures de gestion financière
- Élaborer, suivre et piloter un budget
Savoir-être professionnels
- Faire preuve de rigueur et de précision
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
- Travailler en équipe
Informations complémentaires
- Qualification : Technicien
- Secteur d'activité : Activités d'architecture
Entreprise
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