Assistanat de la direction régionale - Gestion agenda (planification de réunions, de rendez-vous) - Traitement de textes (rédaction de courriers, mails, notes) - Organisation de réunions : o Gestion administrative : saisie ODJ et convocation, rédaction et envoi comptes-rendus/procès-verbaux o Logistique (réservation salle, restauration, matériel technique) - Suivi administratif de dossiers divers (remontée d'informations) - Enregistrement et transfert de courriers/documents institutionnels - Assistance à la rédaction et suivi des documents procédures et mode opératoires pour le pôle contrat clients - Suivi de conventions partenariales et lien avec les autres directions concernées En appui sur des services transversaux : Ressources humaines : - Suivi des demandes d'embauche, d'accueil des stagiaires, de télétravail (gestion des signatures, - création de fichiers de suivi) - Mise à jour de procédure (circuit de validation DE) - Gestion de recrutement : o Mise à jour de fiches de poste o Rédaction et publication d'offres en ligne pour divers services o Suivi des candidatures/ planification des entretiens (mails, téléphone, accueil physique) o Rédaction de courriers divers (convocation, confirmation, refus) - Gestion des contrats intérimaires (prise de contact avec l'agence, suivi du contrat, saisie dde d'engagement compta, etc.) - Organisation de formations pour divers services dans le cadre du PDC et Qualiopi : o Prise de contact avec l'organisme de formation (gestion devis, facture, convention, planification dates) o Rédaction convocation des participants o Saisie de demandes d'engagement (comptabilité) o Gestion logistique (réservation salle et restauration) o Enregistrement et transfert des documents de fin de formation (attestations, fiche d'émargement, questionnaire d'évaluation) o Lancement enquête de satisfaction OPCO via Forms (Qualité) En appui administratif sur autres services de la direction : - Organisation logistique de réunions diverses (réservation salle, restauration) - Suivi des signatures de documents institutionnels - Saisie de demandes d'engagement - Mise en forme de documents divers - Administration et interlocutrice pour différents partenariats Connaissances - Rédiger et mettre en forme des documents - Organiser et animer une réunion - Capacité à articuler des actions, des dispositifs, des informations, des équipes dans un ensemble cohérent en vue d'atteindre un résultat, un objectif déterminé Savoir-faire - Travailler en équipe / réseau - Procéder à une lecture approfondie d'une information, d'un document, pour en ressortir des éléments de diagnostic quantitatif et/ou qualitatif en vue d'une meilleure compréhension des enjeux - Rédiger des comptes rendus de réunions/commissions - Elaborer une procédure - Capacité à planifier et coordonner les moyens nécessaires à l'organisation technique d'un évènement - Capacités rédactionnelles Savoir-être - Esprit d'analyse - Esprit de synthèse - Rigueur - Discrétion - Capacité de communication - Autonomie - Maîtriser les délais