PRESENTATION DU LIEU D'EXERCICE ET DE L'EQUIPE DE TRAVAIL Direction des ressources humaines : La DRH est sous la responsabilité du directeur des ressources humaines et gère le personnel médical et non médical. La DRH regroupe la gestion des carrières, des effectifs, la paie, la formation continue et les œuvres sociales et les enquêtes et statistiques. Composition de l'équipe : - Directeur - Attaché d'administration - Adjoint des cadres - Technicien supérieur hospitalier - Adjoints Administratifs - Assistante Sociale du personnel - Responsable de la formation continue MISSIONS - Missions : Le service de la formation continue est chargé de l'élaboration et de l'exécution du plan de formation dans le cadre des priorités institutionnelles de pôles et de services. Le gestionnaire doit : Assurer le lien avec l'ANFH Assurer le secrétariat du centre de formation continue : o Réception, traitement des appels et messages téléphoniques o Traitement et mise en forme de documents, rapports et courriers o Classement et archivage des documents o Organisation des réunions, préparation et compte rendu des instances (CSE formation) o Assurer la planification des actions de formation, de l'utilisation du matériel pédagogique et de la répartition des salles o Gérer le processus d'inscription aux actions de formation o Gérer l'approvisionnement en matériel pour la tenue des interventions pédagogiques o Gérer le système documentaire du centre de formation continue Assurer le suivi des budgets de pôle Assurer la clôture d'exercice en collaboration avec le responsable du service Assurer le suivi comptable et financier des actions de formation o Envoi à l'ANFH des factures des organismes prestataires o Envoi à l'ANFH des demandes de remboursement des frais de déplacement et d'hébergement des stagiaires partis en formation o Envoi à l'ANFH des demandes de remboursement de salaires - essentiellement pour les études promotionnelles COMPETENCES REQUISES Connaît : Les outils bureautiques Les techniques de secrétariat L'organisation et le fonctionnement interne de l'établissement La réglementation liée à la formation continue Sait : Repérer les situations d'urgence Prioriser les tâches Respecter les délais impartis Faire remonter les informations importantes à l'encadrement supérieur Rédiger un courrier/texte Effectuer une prise de note rapide et rédiger un compte rendu Prendre des initiatives dans le cadre de son champ de compétence Gérer le dispositif de formation avec l'aide du logiciel GESFORM - Travailler en autonomie et en collaboration - Capacité d'organisation - Capacité d'écoute et d'empathie - Capacité à prendre de la distance - Faire preuve d'adaptabilité - Faire preuve de rigueur - Faire preuve de discrétion professionnelle COMPETENCES A ACQUERIR - S'adapter aux nouveaux outils de gestion - Réactualiser ses connaissances en matière de réglementation RELATIONS HIERARCHIQUES ET FONCTIONNELLES Relations hiérarchiques et fonctionnelles : Il est placé sous l'autorité du Responsable de la formation continue, du Directeur des Ressources Humaines. Relations fonctionnelles : - Les personnels de la DRH - Le service des finances - Les cadres et les agents de l'établissement - Les partenaires extérieurs (ANFH et autres organismes de formation, .) HORAIRES Sur la base de 35 heures par semaine du lundi au vendredi DEPLACEMENTS A ENVISAGER / CONTRAINTES PARTICULIERES Horaires d'ouverture dédiés à l'accueil du public Réunions d'information hors établissement - Congés ou absences à organiser avec le responsable du service afin d'assurer une permanence. CDD DE REMPLACEMENT Pour tous renseignements, s'adresser à Mme MARASCA au 04 42 16 17 22. Les candidatures sont à envoyer à secretariat_personnel@ch-montperrin.fr avant le : 23 Février 2025