Employeur présent mercredi 26 et jeudi 27 mars au salon TAF Montpellier Vous souhaitez vous challenger et contribuer activement à la gestion administrative et de direction d'un département Scientifique au Cirad ? Placé.e sous l'autorité hiérarchique de la Directrice de département, vous aurez la possibilité de vous épanouir dans un environnement stimulant et dynamique en lien avec les enjeux et défis scientifiques du Cirad. Ceux du département Bios sont en particulier tournés vers des recherches sur le vivant, la biodiversité, la santé des plantes, des animaux et de l'environnement, et l'amélioration et adaptation des plantes face notamment aux enjeux climatiques. Vous avez le sens du relationnel et un souhait d'interagir avec des personnes issues de différents services ? Dans le cadre de vos missions, vous aurez en charge des activités administratives diversifiées en appui à l'équipe de direction et en interaction fréquente avec les directions d'unités, les salarié.es et les services d'appui. Votre sens de l'équipe sera mis à profit pour assurer le bon fonctionnement du secrétariat de l'équipe de Direction du département en étroite collaboration avec les autres assistantes de la Direction. Plus particulièrement vos activités consisteront à : - Gérer et traiter la messagerie du département : analyse de l'information, diffusion ciblée aux membres de l'équipe les plus concernés (discernement des informations diffusables/confidentielles), rédaction des réponses pour la direction, classement, - Gérer les agendas partagés des membres de la direction de département, gestion des contacts internes et externes nécessaires à cette organisation, - Rédiger les courriers, ordres du jour et les comptes-rendus de différentes réunions, les diffuser, - Organiser les différents rendez-vous avec l'équipe et/ou un membre de l'équipe de direction (présentiels et/ou distanciel), - Gérer les dossiers administratifs et leur classement. Vous vous sentez à l'aise et aimez organiser des évènements ? : l'une de vos missions sera de prendre en charge l'organisation de réunions, d'ateliers, de séminaires, et la gestion de leur suivi sur les périmètres variés comme : - La Stratégie et gouvernance d'établissement : réunions hebdomadaires (4D) ou annuelles (IntraDirBios) de l'équipe de direction, préparation des points à traiter et suivi, - Le Pilotage des unités : CODEP (Collège de DEPartement) et réunions bilatérales (organisation des ordres du jour, suivi des prises de décisions . ), - L'Animation scientifique du département : Ateliers scientifiques, - Les Projets contractuels et budget des unités : Notifications budgétaires, Projections financières, - Assurer les liens avec les services d'appui : SAF (Services des affaires financières), RH. Formation (Niveau ou Diplôme Souhaité ou Exigé) : Minimum Bac+2 (BTS/DUT) Bac+3 Vous contribuerez également à l'organisation logistique de la réunion annuelle du département dans le cadre des journées Cirad Vous participerez à la gestion RH et notamment pour : - Planifier les différents RDV avec la direction notamment les entretiens annuels, les rencontres avec les nouveaux.elles recruté.es, les demandes de RDV des salarié.es, la programmation des jurys de recrutements ., - Suivre les demandes de validation des dossiers du département (signatures des dossiers accueils, des contrats .) et les transmettre aux services concernés. Volet communication : -Vous mettrez à jour le site intranet du département et les espaces documentaires (Alfresco .). Savoir-faire : - S'organiser de façon autonome (anticiper, planifier) - Créer des outils pour faciliter l'activité de la Direction - Réaliser des comptes-rendus de réunion - Coordonner les informations et les données - Proposer des améliorations de procédures internes - Préparer et suivre les dossiers de l