RRattaché-e hiérarchiquement à la Direction Générale des Services (DGS), le. la assistant(e) de la DGS assiste le DGS et son équipe dans l'organisation et la coordination de leurs activités. Il ou elle coordonne de manière polyvalente et autonome toute action engagée par la Direction dans le respect de la réglementation en vigueur et assure le suivi des dossiers administratifs et/ou financiers qui lui sont confiés. A ce titre il/elle réalise les missions suivantes : Activités principales : Gérer les agendas de l'équipe DGS Mettre en forme et/ou Assurer la rédaction de comptes rendus de réunions et les diffuser Suivre des dossiers transversaux Assurer l'organisation des réunions et leur suivi (préparer les dossiers en vue des réunions/entretiens) Mettre en forme et/ou rédiger des courriers, des courriels et documents administratifs. Organiser les déplacements du DGS et des 3 DGSA Recueillir, traiter et relayer tout le courrier entrant et tous les parapheurs des services, en assurer un suivi Assurer la gestion financière du budget de la direction générale (SIFAC+) Travailler en étroite collaboration avec l'assistante du président Assurer l'archivage de l'activité de la direction dans le respect de la politique de l'établissement Activités associées : Organiser des événements Pilotage et amélioration continue: Rédiger et mettre à jour les procédures en lien avec la DGS Maîtriser l'organisation générale et le fonctionnement d'un Etablissement d'enseignement supérieur Techniques de secrétariat bureautique Travailler en équipe transversale avec les autres services/directions Maîtriser l'utilisation de logiciels spécifiques à la gestion financière (Sifac +) Maitriser les outils de bureautique Pack Office (Word, Excel, PowerPoint) et d'Office 365 Capacités rédactionnelles Organiser le classement et l'archivage de documents Avoir le sens du management : écoute, assertivité, courage Savoir transmettre ses connaissances et former ses collègues Excellent relationnel Savoir planifier et respecter les délais Curiosité et volonté d'apprendre Être force de proposition et savoir gérer les aléas Être rigoureux, discret, curieux Rémunération contractuels (hors variables) : selon profil Congés : 45 jours de congés annuels Télétravail : 2 jours/semaine Prise en charge partielle des frais de transport en commun domicile-travail Prise en charge partielle des frais de mutuelle Accès aux restaurants et cafétérias du CROUS avec tarif privilégié Billetterie loisirs et sorties à tarifs préférentiels